Société de domiciliation - Réglementation
Définition de l'activité
Prestataire de service fournissant à titre professionnel un siège statutaire, une adresse commerciale, administrative ou postale et tout autre service pour toute personne morale ou physique immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers.
Nature de l'activité
Organisme compétent
A compter du 1er janvier 2023 :
- Guichet unique
La loi pour la croissance et la transformation des entreprises, dite loi Pacte de 2019 a mis en place le guichet électronique des formalités des entreprises (guichet unique) afin de se substituer aux 6 centres des formalités jusqu'alors existants (Autoentrepreneur.urssaf.fr, urssaf.fr infogreffe.fr, CCI, CMA, CA) dans un but de simplification des démarches.
Ainsi, le guichet unique est compétent pour toutes les entreprises domiciliées en France ou ayant une activité en France, quelles que soient la nature de leur activité (commerciale, artisanale, agricole, indépendante) ou leur forme juridique (entreprise individuelle, micro-entreprise, société, etc...).
Le dirigeant personne physique ou le représentant de la personne morale ne doit pas avoir :
- fait l'objet d'une condamnation pénale définitive pour crime ou donnant lieu à une peine d'emprisonnement d'au moins 3 mois sans sursis pour des faits listés à l’article L. 123-11-3, II. 3° du Code de commerce,
- été l'auteur de faits ayant donné lieu, depuis moins de 5 ans, à une sanction disciplinaire ou administrative de retrait de l'agrément de l'activité de domiciliation,
- fait l'objet de mesures d'interdiction, de déchéance ou de faillite.
Précision : les actionnaires ou associés détenant au moins 25% des voix, des droits de vote ou des parts sociales de la société de domiciliation doivent également satisfaire à ces conditions d'honorabilité.
Articles L.123-11-3 et L.123-11-4 du Code de commerce
Une société de domiciliation :
- ne peut exercer dans un local à usage d'habitation principale ou à usage mixte professionnel,
- doit justifier de la mise à disposition des personnes domiciliées de locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements,
- doit justifier être propriétaire des locaux mis à la disposition de la personne domiciliée ou titulaire d'un bail commercial de ces locaux.
Articles L.123-11-2 et L.123-11-3 du code de commerce
Cette formalité a pour objet de donner une existence légale à l'entreprise (entreprise individuelle ou société).
Elle doit être réalisée auprès du guichet unique électronique de l'INPI
Pour en savoir plus sur le guichet unique
L'enregistrement obligatoire des actes de création de société a été supprimé en 2015.
Toutefois, les statuts de la société, une fois datés et signés, doivent tout de même être enregistrés auprès du service des impôts des entreprises (SIE) lorsque :
- les statuts ont été établis par un acte notarié, un acte de commissaire de justice (anciennement huissier de justice) ou une décision de justice ;
- les statuts comportent un apport d’immeuble, de parts ou d’actions.
Pour exercer son activité, une société de domiciliation doit solliciter un agrément auprès du préfet du département du siège social de la société, ou le préfet de police pour Paris. L'agrément est accordé pour une durée de 6 ans et permet à la société de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés.
Le dossier de demande d’agrément comprend :
- Les justificatifs relatifs aux locaux évoqués plus haut ;
- Une attestation sur l’honneur de conformité aux conditions d’honorabilité ;
- Pour une entreprise individuelle, une déclaration indiquant sa dénomination, son activité, son adresse, l’adresse des établissements secondaires ainsi que l’état civil, le domicile, la profession et la qualité de son exploitant, avec la copie d’une pièce d’identité en cours de validité ;
- Pour une personne morale, une déclaration indiquant sa raison social ou sa dénomination, sa forme juridique, son activité, son siège social, l’adresse de ses établissements secondaires, ainsi que l’état civil, le domicile, la profession et la qualité de ses représentants légaux ou statutaires, de ses dirigeants ainsi que des actionnaires ou associés détenant au moins 25 % des voix, des parts ou des droits de vote, ainsi que la copie d’une pièce d’identité en cours de validité pour toutes ces personnes.
Le préfet statue dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande. Un défaut de réponse vaut rejet de la demande d’agrément.
Tout changement substantiel des informations présentes dans la demande d’agrément doit être déclaré au préfet dans un délai de 2 mois.
La création d’un ou plusieurs établissements secondaires implique également une déclaration au préfet dans les 2 mois afin de justifier que les conditions sont également remplies pour ces nouveaux établissements.
Attention : le préfet peut suspendre pour une durée de 6 mois ou retirer l’agrément lorsque l’entreprise de domiciliation ne remplit plus les conditions requises ou en cas de défaut de déclaration complémentaire en cas de changements. Cette décision peut être prise pour un seul établissement.
De même, si une procédure est ouverte à l’encontre de la société par la Commission nationale des sanctions, le préfet peut suspendre l’agrément à titre conservatoire pour une durée de 6 mois, renouvelable par décision spécialement motivée. Dans ce cas, la société doit avoir été mise en demeure de présenter ses observations au préfet. La suspension cessera de produire ses effets une fois la décision rendue par la commission.
Circulaire du Ministère de l’intérieur sur les conditions d’agrément et modèles de déclaration.
Articles L.123-11-3, L.123-11-4 et R.123-166-1 à R.123-166-5 du code de commerce
- Mettre en œuvre les obligations relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme prévues par le code monétaire et financier
La société de domiciliation doit participer à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. A ce titre, le Ministère de l’économie publie des lignes directrices visant à orienter les actions à mettre en œuvre.
En outre, la société doit collaborer avec l’administration fiscale et les organismes de sécurité sociale en leur fournissant tout document sur simple demande.
Il convient également de communiquer chaque trimestre au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période et la liste de ceux qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation.
Article L.123-11-5 du code de commerce
- Contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation entre la société de domiciliation et le domicilié est rédigé par écrit et conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
La société domiciliataire doit :
- Mettre à disposition des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire, permettre une réunion régulière des organes de direction, d’administration ou de surveillance de l’entreprise ainsi que la conservation et consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
- Détenir pour chaque domicilié un dossier contenant des pièces justificatives sur chacun de leurs lieux d’activité et leur lieu de conservation des documents comptables s’ils ne sont pas situés dans les locaux du domiciliataire. Le dossier doit également contenir des documents relatifs à l’identité et le domicile des domiciliés ou leurs représentants ;
- Informer le greffier du tribunal de la cessation de la domiciliation à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation. Si le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe aussi le greffier du tribunal de commerce ou de la chambre des métiers et de l’artisanat.
Le domicilié doit :
- Occuper effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit comme agence, succursale ou représentation lorsque son siège est à l’étranger ;
- Donner mandat au domiciliataire d’accepter de recevoir toute notification en son nom ;
- Déclarer tout modification de son activité au domiciliataire ;
- Personne physique : déclarer tout changement de domicile personnel ;
- Personne morale : déclarer tout changement relatif à sa forme juridique, son objet, nom et domicile personnel des personnes la représentant à titre habituel.
Le contrat devra en outre mentionner l’agrément préfectoral obtenu par la société de domiciliation et il sera enregistré au RCS. Le nom ou la dénomination sociale ainsi que les références de l’immatriculation principale seront inscrits sur un registre public de l’entreprise de domiciliation.
Note : les filiales s’installant dans le même local dont dispose leur société-mère ne sont pas tenues d’établir un contrat de domiciliation entre elles.
Articles R.123-167 à R.123-170 du code de commerce
- Respecter les normes de sécurité et d'accessibilité
Pour les locaux ouverts au public, les obligations relatives aux ERP - établissements recevant du public - doivent être respectées :
- en termes de sécurité incendie, des mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes doivent être mises en place,
- en termes d'accessibilité, l'accès aux locaux pour les personnes en situation de handicap, notamment, doit être assuré.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique ERP
Convention collective nationale du personnel des prestataires de services dans le domaine du secteur tertiaire. Convention du 13 août 1999, disponible au Journal officiel et consultable sur Legifrance.
Articles L.123-11-2 à L.123-11-8 et R.123-166-1 à R.123-171 du Code de commerce.
