Le fonctionnement du guichet unique

Ils sont multiples et permettent notamment :

• de centraliser en un lieu unique toutes les formalités de création, modification et cessation d’activités ;
• de suivre et administrer les formalités créées au travers de tableaux de bords ;
• de renseigner et déposer des pièces complémentaires demandées par les organismes compétents ;
• de pouvoir suivre l'état d'avancement de la demande.

Le guichet unique permet à toutes les entreprises domiciliées en France ou ayant une activité en France, quelles que soient la nature de leur activité (commerciale, artisanale, agricole, indépendante) ou leur forme juridique (entreprise individuelle, société, etc), de réaliser leurs démarches.

Les formalités qui doivent être réalisées sur le guichet unique sont :

• la création : immatriculation ou déclaration de début d’activité, 
• les modifications : changement d’activité, d’adresse, de nom, d'augmentation ou de réduction de capital, etc., et qui permettent la mise à jour des informations relatives à l’entreprise ou à la société ;
• la cessation d’activité : qui permet de mettre fin à son activité de manière définitive ou temporaire.

Le dépôt dématérialisé des comptes annuels ou de toutes autres pièces annexées au registre du commerce et des sociétés (EIRL) peut également être effectué via le guichet unique.

Les dépôts papier des comptes annuels restent possibles, et se font, dans ce cas, toujours auprès du greffe compétent.

A noter que la déclaration sociale nominative (DSN) doit continuer à être effectuée sur www.net-entreprises.fr et le paiement des cotisations sociales et fiscales sur www.portailpro.gouv.fr.

• Le chef d'entreprise lui-même (dirigeant de société, travailleur indépendant et micro-entrepreneur).
• Un salarié disposant d'une délégation de pouvoir ou toute autre personne ayant un contrat de mandat, peuvent également réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion.

Ce compte utilisateur est personnel et permet d'avoir accès à l'ensemble des formalités déposées sur le site.

Les détenteurs d'un compte "e-procédures" à l'Inpi ou "Franceconnect" peuvent également utiliser ce compte pour se connecter sur le site du guichet unique.

Le déclarant saisit ensuite en ligne les informations relatives à sa formalité (immatriculation, modification ou cessation) et joint les pièces nécessaires de façon dématérialisée.

Des vidéos tutos, des bulles d'aides et un numéro client Inpi direct (01 56 65 89 98), sont disponibles pour améliorer la compréhension des champs à renseigner tout au long de la saisie de la formalité.

Attention l'assistance du guichet unique se limite à la réalisation des formalités mais n'accompagne pas dans les choix fondamentaux. 
Si le déclarant a une question de fonds comme le choix de la structure juridique  par exemple, il pourra toujours se rapprocher des différents réseaux d'accompagnement ou des différentes chambres consulaires. 
Les chambres consulaires peuvent apporter leur assistance pour effectuer les démarches en ligne mais il s'agira alors d'une prestation payante.

Une fois la formalité réalisée une synthèse est transmise au déclarant reprenant notamment :

• le récapitulatif de la formalité ;
• l'autorité compétente ;
• le numéro de liasse.

Pour valider la formalité il convient ensuite de la signer électroniquement.

Pour les formalités d'immatriculation une signature électronique simple est requise mais pour les formalités de dépôt des comptes, de modification ou de cessation, il faut une signature électronique avancée dotée d'un certificat électronique de signature délivrée par un organisme de certification.
A noter que le décret du 23 décembre 2022 a introduit une nouvelle possibilité de signature remplaçant la signature électronique avancée, à savoir, l'utilisation d'un autre système d'identification (France Connect+) accompagné d'une signature électronique simple.

Et enfin, les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux) sont informés et les organismes valideurs (greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues pour les valider, demander des informations complémentaires ou les rejeter.

Portail e-procedures (inpi.fr)