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Dans cet article :
Les conventions réglementées en SARL concernent certains accords conclus entre la société et son gérant, l’un de ses associés ou une entreprise liée. Parce qu’elles peuvent créer un conflit d’intérêts, elles font l’objet d’une procédure particulière : selon les cas, elles doivent être signalées au commissaire aux comptes, lorsqu’il en existe un, présentées aux associés dans un rapport et soumises à leur vote. Certaines conventions doivent toutefois être autorisées préalablement. Faisons le point sur les conventions concernées, les exceptions et la procédure à respecter.
En résumé
- Les conventions en SARL se répartissent en trois catégories : les conventions courantes, conclues dans des conditions normales et sans avantage particulier, les conventions réglementées, qui impliquent notamment un gérant ou un associé et sont soumises à une procédure de contrôle, et les conventions interdites, comme les prêts ou garanties accordés par la société à ses dirigeants ou associés.
- Les conventions réglementées doivent être déclarées et approuvées selon une procédure spécifique afin de prévenir les conflits d’intérêts. Selon la situation, elles font l’objet d’un rapport présenté aux associés, voire d’une autorisation préalable.
- Même si une convention réglementée est refusée par les associés, elle reste en principe valable. En revanche, si elle porte préjudice à la société ou si la procédure n’a pas été respectée, la responsabilité du dirigeant ou de l’associé concerné peut être engagée.
Quels sont les différents types de conventions en SARL ?
Concrètement, il existe trois types de conventions à connaître :
- les conventions courantes,
- les conventions réglementées,
- les conventions interdites.
Qu'est-ce qu'une convention courante ?
Certaines conventions échappent à la procédure des conventions réglementées : ce sont les conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales.
En pratique, cela vise les opérations réalisées habituellement par la SARL dans le cadre de son activité, aux mêmes conditions que celles appliquées à un tiers. Par exemple, un associé qui achète un produit de la société au prix public, sans remise ni avantage particulier, conclut en principe une convention courante.
Cette qualification doit être appréciée avec prudence. Une opération inhabituelle, conclue à un prix préférentiel ou dans des conditions plus avantageuses que celles du marché, peut relever du régime des conventions réglementées.
Qu'est-ce qu'une convention réglementée en SARL ?
Une convention réglementée est un contrat conclu entre la SARL et :
- son gérant ou un associé, directement ou indirectement ;
- une autre société dans laquelle un dirigeant ou associé de la SARL est impliqué.
Exemple : Vous êtes gérant d’une SARL et personnellement propriétaire d’un local professionnel que vous souhaitez louer à la société. A première vue, cette opération peut sembler banale puisqu’il s’agit de simplement mettre des locaux à disposition de l’entreprise. Toutefois, le bail étant conclu entre la SARL et son gérant, il constitue une convention réglementée et doit suivre la procédure prévue à ce titre.
Il convient donc d’établir les conditions du bail de manière transparente, notamment le montant du loyer, sa durée et la répartition des charges, puis de respecter la procédure de contrôle applicable.
Conventions réglementées : une approbation obligatoire
Dans les SARL sans commissaire aux comptes
Le principe : une approbation a posteriori
Dans la majorité des cas, la convention est conclue puis présentée aux associés pour approbation.
Concrètement le gérant établit un rapport spécial précisant :
- les conventions concernées ;
- le nom des gérants ou associés intéressés ;
- la nature et l’objet de ces conventions, ainsi que leurs modalités essentielles (prix, délais de paiement éventuels, sûreté pratiquée, etc.) ;
- l'importance des fournitures livrées ou des prestations de service fournies et le montant des sommes versées ou reçues au cours de l'exercice en exécution des conventions.
Ce rapport est ensuite présenté à l'assemblée ou joint aux documents communiqués aux associés en cas de consultation écrite. Ces derniers sont amenés à se prononcer dessus, le plus souvent lors de l’approbation annuelle des comptes.
Le gérant ou l'associé intéressé n’est pas autorisé à prendre part au vote et ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.
Le cas particulier : une approbation préalable
Une validation préalable des associés sur la base du rapport spécial est requise lorsque la convention est conclue par un gérant non associé et que la société est dépourvue de commissaire aux comptes.
Dans les SARL avec commissaire aux comptes
Lorsque la SARL a nommé un commissaire aux comptes (CAC), ce n’est plus le gérant qui établit le rapport spécial, mais le CAC. Pour cela, le gérant doit lui déclarer les conventions dans le mois suivant leur conclusion.
Lorsque le commissaire aux comptes exerce une mission d’audit allégé, il est dispensé d’établir le rapport spécial sur les conventions réglementées. Par prudence, la SARL a intérêt à appliquer la procédure prévue en l’absence de commissaire aux comptes et donc, à faire établir ce rapport par le gérant.
Et si les associés refusent d'approuver la convention réglementée ?
Le refus d’approbation d’une convention réglementée par les associés ne signifie pas nécessairement que celle-ci disparaît. En principe, la convention demeure valable et continue de produire ses effets, même si l’assemblée vote contre son approbation.
En revanche, ce vote défavorable n’est pas sans conséquence. S’il apparaît que la convention a causé un préjudice à la société ou qu’elle a été conclue dans des conditions contraires à son intérêt, la responsabilité du gérant ou de l’associé concerné peut être engagée. Celui-ci peut alors être tenu de réparer le dommage subi par la société, notamment en lui versant des dommages et intérêts.
Et si la procédure d'approbation n'est pas respectée ?
Le non-respect de la procédure applicable aux conventions réglementées est assimilé à une absence d’approbation ou d’autorisation préalable. Il peut notamment résulter de l’absence du rapport requis, du défaut de consultation des associés ou de la participation au vote du gérant ou de l’associé intéressé.
Qu'est-ce qu'une convention interdite ?
Certaines conventions sont strictement interdites dans les SARL. À peine de nullité du contrat, les gérants et les associés personnes physiques ne peuvent pas emprunter de l’argent à la société, se faire accorder un découvert, en compte courant ou autrement, ni faire garantir par la SARL leurs engagements personnels envers des tiers.
Cette interdiction s’applique également aux représentants légaux des personnes morales associées, ainsi qu’aux conjoints, ascendants et descendants des personnes concernées. Elle vise aussi toute personne interposée.
Une convention interdite encourt la nullité. Les sommes éventuellement versées doivent être restituées et la responsabilité des personnes concernées peut, le cas échéant, être engagée.
Checklist des actions à réaliser pour sécuriser votre SARL
Avant de signer un contrat impliquant la SARL et un gérant, un associé ou une société liée, vérifiez s’il s’agit d’une convention courante, réglementée ou interdite :
- identifiez les personnes concernées par l’opération,
- vérifiez si le contrat est conclu à des conditions normales,
- conservez une trace écrite de la convention,
- préparez, si nécessaire, le rapport destiné aux associés,
- faites approuver la convention lorsque la procédure l’exige,
- évitez tout prêt, découvert ou garantie accordée par la SARL à titre personnel.
En cas d’incertitude, demandez l’avis de votre expert-comptable ou de votre avocat.
Textes de référence
Foire aux questions
Non. La loi n'impose pas systématiquement un écrit. Toutefois, il est fortement recommandé de formaliser la convention dans un document écrit précisant son objet, ses conditions financières et les obligations de chaque partie. Cette recommandation relève surtout d’une bonne pratique de gouvernance.
Oui, les parties peuvent modifier la convention par un avenant. Si celui-ci en modifie substantiellement les conditions, par exemple le prix, la durée ou les prestations prévues, il est recommandé de le soumettre à la procédure applicable aux conventions réglementées afin que les associés soient informés des nouvelles conditions.
