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Un fournisseur n’est pas comme un sous-traitant lambda… Voyez-le plutôt comme un PARTENAIRE ! Le succès de votre entreprise est intimement lié au partenariat avec vos fournisseurs. Investissez-vous donc dans la construction d’une relation durable et de confiance. Voici plusieurs leviers pour optimiser votre relation avec vos fournisseurs.
#1 : ayez un interlocuteur unique
Avoir un seul interlocuteur dans l’entreprise comme chez le fournisseur fluidifie les relations. Cela évite les répétitions et les pertes d’informations.
#2 : suivez en continu chaque fournisseur
Suivez notamment les délais de livraison, la facturation, l’historique des commandes, les incidents. Cela afin d’être réactif en temps voulu.
#3 : organisez un contrôle qualité
Organisez un contrôle qualité sur les produits et services de vos fournisseurs et informez-les en retour pour garder la qualité attendue. Acceptent-ils que vous leur rendiez visite régulièrement ?
#4 : respectez les délais de règlement
Respectez les délais de règlement auprès de vos fournisseurs car cela a autant d’importance que le respect des délais de livraison pour eux. En effet, le non-respect des délais est générateur de tensions et s’accompagne souvent de conditions moins favorables pour les futures commandes.
#5 : reliez vos systèmes de d’achat et de commande
Cela vous permettra d’automatiser les factures clients et fournisseurs depuis un seul outil. Tout est à jour en temps réel : stocks, facturation, bons de livraison, bons de réception…
#6 : réagissez de manière appropriée en cas de problème
L’erreur est humaine ! Privilégiez un dialogue constant et transparent avec vos fournisseurs : savoir écouter, communiquer, comprendre et respecter l’autre.
#7 : soyez transparent en cas de retard de paiement
Informez rapidement votre fournisseur pour qu’il puisse anticiper l’écart dans sa trésorerie. Cela vous évitera également de recevoir des relances.
#8 : projetez-vous ensemble sur l’avenir
Réfléchissez ensemble sur les nouvelles technologies, les nouveaux processus d’approvisionnement de demain, les nouveaux entrants, etc.
#9 : Sécurisez les contrats avec vos fournisseurs
Pour garantir les meilleures relations entre vous et vos fournisseurs, un contrat vous permettra de créer un dialogue sur votre future collaboration.
Le contrat est sujet à un renouvellement et à une date d’échéance, notamment dans le cadre de contrats de service. La relation doit être souple en incluant :
- Des possibilités de renégociation comme la révision des prix ou les délais de paiement,
- Une clause de compétitivité afin de ne pas dépendre que d’un seul fournisseur,
- Une clause pour la reprise des invendus (si possible), etc.
#10 : Suivez quelques conseils pratiques
- Prenez le temps de comparer les clauses avec celles des contrats des autres fournisseurs avant de signer.
- Par ailleurs, n’hésitez pas à vous créer des alertes avant le renouvellement tacite de vos contrats afin de vous laisser la possibilité de ne pas renouveler votre partenariat, notamment si vous n’en n’êtes pas satisfait.
- Vous avez également l’éventualité de vous réunir avec d’autres entreprises au sein d’un GIE (groupement d’intérêt économique) ou d’une coopérative afin d’avoir plus de poids dans les négociations commerciales.
Foire aux questions
Différentes solutions sont envisageables selon la durée et l'ampleur de vos manques de liquidités :
- S'il s'agit d'une impossibilité de paiement de courte durée, commencez par en informer vos fournisseurs. Une communication franche affichant votre volonté de régler rapidement vos dettes évitera d'enrayer vos relations commerciales futures.
Vous pourrez alors proposer à vos créanciers de conclure avec chacun d'entre eux un protocole d'accord (engagement écrit de chaque partie) dans lequel vous conviendrez d'un échéancier que vous respecterez scrupuleusement.
- Plus rarement, vous pourrez obtenir une remise de dettes de leur part. Cet abandon de créance est parfois possible entre partenaires commerciaux. La remise de dettes peut-être assortie d'une clause de retour à meilleure fortune en prévoyant le paiement de la dette si vous rétablissez rapidement votre situation financière.
- Enfin si votre fournisseur refuse un arrangement direct, vous pourrez solliciter en justice des délais de grâce. Ceux-ci peuvent permettre un report du paiement de la dette de 2 ans maximum. Cette faveur peut être accordée même si votre fournisseur a déjà engagé une procédure à votre encontre. Pour bénéficier de ce délai, vous devrez démontrer au juge que votre situation est conjoncturelle et que vous pourrez la régulariser rapidement. La décision de vous octroyer une période de répit dans vos paiements sera prise après que le juge ait entendu les arguments de vos créanciers.
- Si votre situation financière précaire perdure ou si aucun accord direct n'est possible avec vos créanciers, vous pourrez alors engager une procédure amiable en déposant une requête auprès de votre Tribunal de commerce. Les procédures amiables peuvent être confidentielles (aucune publication dans les journaux légaux). Elles peuvent prendre deux formes : le mandat ad hoc et la conciliation.
