Les tableaux de bord de gestion

Un tableau de bord de gestion est un document de suivi qui permet de mesurer régulièrement la performance d’une entreprise. Il compare les objectifs prévus avec les résultats réellement obtenus et met en évidence les écarts à analyser.

Il peut prendre la forme d’un simple tableur, d’un document partagé, d’un outil de gestion, d’un logiciel comptable ou d’une solution de pilotage connectée aux données de l’entreprise. Le format importe moins que la qualité des indicateurs suivis et la régularité de leur mise à jour.

Le tableau de bord de gestion poursuit généralement trois objectifs :

• suivre l’activité de l’entreprise ;
• anticiper les difficultés, notamment de trésorerie ;
• aider le dirigeant à prendre des décisions correctrices.

Il ne remplace pas la comptabilité, le compte de résultat ou le plan de trésorerie. Il les complète en donnant au chef d’entreprise une vision synthétique et opérationnelle de la situation.

Anticiper, piloter, corriger, voici ce à quoi tout chef d'entreprise sera confronté dès le démarrage de son entreprise quelle que soit la taille de cette dernière.

Il ne s'agit pas d'agir à l'aveugle mais d'utiliser des outils fiables délivrant des indicateurs pertinents.

Le chef d'entreprise a constamment besoin de savoir "où il va". Il doit donc anticiper.

Il assimile souvent la réalisation des prévisions financières à une phase précédant la création de l'entreprise. Or, le travail de prévision ne s'achève pas au lendemain de la création de l'entreprise, il doit se poursuivre et s'étoffer au fur et à mesure que l'entreprise se développe.

Les prévisions sont essentielles pour :
 

• se fixer des objectifs réalistes en termes notamment de chiffre d'affaires mais pas uniquement,
• anticiper une montée en charges,
• anticiper le lancement d'une nouvelle activité ou le recrutement d'un nouveau collaborateur,
• anticiper les problèmes de trésorerie,
• suivre les délais de paiement clients et fournisseurs,
• identifier rapidement une baisse de marge ou une hausse de coûts,
• négocier un découvert ou d'autres solutions financières à court terme auprès du banquier,
• négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs,
• maintenir les performances de l'entreprise, etc.

Le tableau de bord permet d'obtenir une vue d'ensemble de l'entreprise. Il synthétise les points clés de l'activité et poursuit deux objectifs :

• prévenir les difficultés,
• aider à piloter l'entreprise.

Il alerte sur les actions correctrices à mettre en place.

Pour être utile, il doit rester simple, lisible et adapté à l’activité. Un tableau de bord trop complexe, avec trop d’indicateurs, risque de ne pas être utilisé régulièrement.

Le tableau de bord repose sur la fixation d'objectifs quantifiés pertinents.
Le premier travail consiste donc à trouver les indicateurs adaptés à l'entreprise et en fonction de ces derniers, à formaliser des objectifs.

Il n’existe pas de modèle unique : un commerce, une activité de services, une entreprise artisanale, une start-up ou une activité industrielle ne suivront pas exactement les mêmes données. L’important est de choisir des indicateurs utiles pour prendre des décisions.
 

Il existe 4 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :
 

• des indicateurs économiques qui mesurent les résultats et les coûts,
• des indicateurs physiques qui mesurent la qualité des produits, le traitement des commandes, la logistique, etc,
• des indicateurs humains chargés de mesurer la performance des salariés productifs (consultants, ouvriers, etc.),
• des indicateurs de suivi de projets qui aident à mesurer l'avancée d'un projet.
• à ces catégories peuvent s’ajouter des indicateurs commerciaux, particulièrement utiles pour les jeunes entreprises : nombre de prospects contactés, nombre de devis envoyés, taux de transformation, panier moyen, nombre de nouveaux clients ou taux de fidélisation.

Le chef d'entreprise choisit avec soin ses indicateurs en fonction de ce qu'il souhaite mesurer. Un bon indicateur doit être simple à comprendre, facile à mettre à jour, relié à un objectif précis et utile pour décider d’une action.

Les prévisions financières réalisées en amont de la création de l'entreprise délivrent le cadre et les repères pour la suite.
Vous pouvez choisir le schéma ci-dessous pour construire un ou des tableaux de bord (en fonction de la taille de l'entreprise). L'objectif de ce tableau de bord est de mettre en lumière les écarts entre les prévisions et la réalité.

Pour une jeune entreprise, une mise à jour mensuelle est souvent nécessaire. En cas de forte saisonnalité, de tension de trésorerie ou de démarrage commercial incertain, certains indicateurs peuvent être suivis chaque semaine : encaissements, décaissements, commandes, devis ou retards de paiement.

Exemple de tableau de bord :

Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau d'activité réel de l'entreprise.
Dans un premier temps, le chef d'entreprise doit procéder à un diagnostic de ces écarts :

• Pourquoi le niveau d'activité de l'entreprise diffère-t-il des objectifs ?
• Quelles en sont les raisons ?
• Les objectifs sont-ils trop élevés par rapport à l'environnement dans lequel l'entreprise évolue ?
• Des problèmes internes sont-ils apparus ?
• La conjoncture est-elle mauvaise ?
• Les clients paient-ils dans les délais ?
• Les charges ont-elles augmenté plus vite que prévu ?
• La marge est-elle suffisante ?
• Les actions commerciales produisent-elles les résultats attendus ?

Le diagnostic achevé, il sera temps de mettre en œuvre des actions correctrices afin d'améliorer les performances de l'entreprise et de remédier aux mauvais résultats.

Pour les très jeunes entreprises ne possédant pas encore d'historique, l'analyse hebdomadaire ou mensuelle des écarts permet de mieux connaître l'évolution de son entreprise et de formuler des objectifs précis et réalistes.

Cette analyse permet aussi d’ajuster progressivement les hypothèses du business plan à la réalité du terrain : comportement des clients, saisonnalité, niveau de marge, rythme d’encaissement ou capacité réelle de production.

L'observation des écarts poste par poste permet de savoir si les objectifs fixés préalablement ont été tenus ou non. Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, il faut :
 

• en comprendre les raisons : un manque d'effort commercial, un nouveau concurrent, une augmentation de tarif d'un prestataire, des retards de paiement clients, un stock trop important, une mauvaise estimation des charges, etc.
• mettre en place une ou des actions correctrices afin d'y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport, relance plus rapide des factures impayées, renégociation d’un contrat fournisseur, ajustement des prix, report d’un investissement ou recherche d’une solution de financement court terme, etc.

L’objectif est d’agir rapidement, avant que les écarts ne se transforment en difficultés plus importantes. Le tableau de bord aide ainsi le dirigeant à passer d’une gestion intuitive à une gestion fondée sur des données concrètes.

• Un expert comptable peut vous aider dans la mise en place de votre contrôle de gestion.
  La liste des experts-comptables est accessible sur le site du experts-comptables.org
• Les associations agréées (AG) et centres de gestion agréés (CGA) dont la mission consiste à assister le chef d'entreprise en matière de gestion.
• Les organismes d'accompagnement et de suivi de jeunes entreprises.
  Trouvez le réseau situé près de chez vous en consultant notre carnet d'adresses accessible sur le Pass Créa : Qui peut vous aider ?