Webinaire du 3 avril 2020 "Covid-19" : le point sur les mesures RH et sociales - Réponses aux questions posées
- Comment faire si mon entreprise ne dispose pas de masques, peut-on tout de même faire travailler les salariés?
Vous pouvez faire travailler vos salariés en l'absence de masques en veillant toutefois au respect de l'ensemble des mesures et gestes barrières recommandés par le gouvernement.
- Où trouver un modèle de document unique, comment le communiquer et l’adapter au coronavirus ?
Pour rappel, le document unique d'évaluation des risques (DUER) est prévu à l’article R. 4121-2 du Code du travail.
Il n'existe pas de modèle de document unique transposable à l'ensemble des secteurs d'activités, il convient toutefois de respecter un certains nombre d'éléments et d'informations à indiquer sur ce document en les adaptant aux exigences de votre secteur d'activité.
Le site ameli.fr dédié aux entreprises a publié une fiche d'information qui vous aidera à établir ce document.
- Comment adapter le Document unique d'évaluation des risques au Covid-19 ?
L’actualisation du document unique d’évaluation des risques est nécessaire du fait de l’épidémie actuelle liée au virus COVID-19. Elle permet de prévoir les mesures de prévention et de protection adéquates dont, par exemple, la mise en sécurité des installations en mode dégradé si nécessaire.
Certaines situations spécifiques doivent faire l’objet d’une attention particulière lors de l’actualisation de l’évaluation des risques.
Il ne s’agit pas de traiter exclusivement les risques directement générés par l’activité professionnelle habituelle mais également d’anticiper les risques liés à l’épidémie de coronavirus COVID-19.
- Mon entreprise doit-elle prendre en charge les frais engagés dans le cadre du télétravail (frais d'électricité/internet, frais d'équipement) ?
L'ordonnance du 24 septembre 2017 a supprimé l’obligation de prise en charge par l’employeur de tous les coûts découlant du télétravail (matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci).
Toutefois, dans le cadre de la mise en oeuvre du télétravail l'employeur doit pouvoir prendre en charge une partie des frais de chauffage, d’électricité, d’internet, de téléphone en tant que frais professionnels.
Il en est également de même pour l’acquisition du matériel (ordinateur, imprimante, etc.) nécessaire au télétravail dans le cas où il n’est pas fourni par l’entreprise.
La prise en charge se fait soit avec le versement d'une allocation forfaitaire soit par le remboursement sur facture de tout où partie des frais engagés.
Le contexte actuel de menace d'une épidémie est une circonstance exceptionnelle qui permet d'imposer le télétravail au salarié sans son accord (article L. 1222-11 du code du travail ).
Il s'agit alors d'un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.
Il appartient à chaque employeur de respecter ces règles de prise en charge des frais dans la mesure du possible.
- Mon entreprise n'est pas en mesure de fournir le matériel nécessaire au télétravail, le salarié qui dispose d'un ordinateur personnel est-il en droit de refuser de l'utiliser ?
Pour rappel, l'employeur qui souhaite mettre un salarié en télétravail, même dans le contexte actuel où il est imposé, doit en principe fournir à son salarié tous les moyens nécessaires à l'exécution du travail à distance.
Le salarié est en droit de refuser d'utiliser son propre matériel.
Il convient dans ce cas d'engager le dialogue avec lui pour expliquer les circonstances exceptionnelles qui conduisent l'entreprise à imposer le télétravail et éventuellement à mettre en place une allocation forfaitaire pour dédommager le salarié pour l'utilisation de son matériel personnel.
- Mon entreprise qui compte un salarié a dû fermer l'accueil au public mais continue une partie de l'activité par le biais de notre e-commerce. Il est impossible de mettre en place le télétravail pour le salarié qui gère le local et effectue les livraisons. Comment puis-je le déclarer ?
Votre activité ayant été réduite du fait de la situation de confinement liée au Covid-19, vous êtes en droit de demander le chômage partiel pour le salarié continuant de travailler à mi-temps.
- En télétravail, a t-on l'obligation d'avoir un système auto-déclaratif pour le suivi des heures ?
Dans le cas où vous ne disposez pas de logiciel à distance pour suivre le temps de travail des salariés non soumis au travail forfaitaire, l'auto-déclaration est effectivement le seul moyen a priori d'assurer le suivi du temps de travail.
- Peut-on suspendre le contrat en télétravail pour manque de mission ?
Si votre salarié mis en télétravail ne dispose plus de mission pour cause d'une baisse d'activité liée à l'épidémie, il convient de recourir au chômage partiel si l'ensemble des conditions sont réunies.
- Dans le cadre de la mise en oeuvre imposée du télétravail actuellement, sans avenant au contrat de travail, qu'en est-il de l'assurance des salariés ?
Il appartient aux salariés de déclarer leur situation de télétravail auprès de leur assurance afin de couvrir d'éventuels dommages que causerait le matériel professionnel sur les biens personnels du salarié.
De même, en cas d'accident durant le télétravail, le salarié devra prévenir l'entreprise dans les plus brefs délais pour que l'accident soit considéré en accident de travail.
- Quelles sont les conditions pour le droit de retrait ? Comment sont caractérisés les abus ?
Les conditions de droit de retrait dans le contexte actuel du coronavirus sont :
- J'ai demandé à mes employés de reprendre l'activité en respectant bien les mesures barrières, seulement sur 10 employés 4 sont d'accord pour reprendre le travail. Comment dois je réagir ?
En tant qu'employeur si vous démontrez que toutes les conditions de sécurité ainsi que les recommandations du gouvernement sont respectées, vos salariés sont dans l'obligation de reprendre le travail sauf à exercer leur droit de retrait qui pourrait toutefois être considéré comme abusif dans cette situation.
- Mon entreprise est une TPE avec des petites équipes ou seulement une partie des salariés connaît une baisse d'activité. Comment mettre en place l'activité partielle?
Vous avez la possibilité de placer en activité partielle seulement une partie des salariés.
- La prime d'activité et l'activité partielle sont-elle cumulables et comment ?
Le versement de la prime d'activité et l'indemnisation pour activité partielle ne sont pas incompatibles. La prime d’activité sera versée dans les conditions habituelles.
- Mon entreprise compte 3 salariés, dont 1 salarié en arrêt maladie pour garde d’enfants depuis le 16 mars. L’entreprise a fermé le 3 avril, les deux autres salariés sont mis au chômage partiel. Qu’en est-il pour celui qui est en arrêt maladie ?
Le salarié mis en arrêt maladie pour garde d'enfant peut prolonger son arrêt maladie. Par ailleurs, il est tout à fait possible d'avoir des salariés en arrêt maladie pour garde d'enfant et d'autres salariés en activité partielle.
- Peut-on obtenir le chômage partiel en tant que président de SAS ou en tant que mandataire social ?
Le président de SAS ou le mandataire social, même s'ils se versent un salaire, ne sont pas considérés comme salariés, par conséquent ils ne peuvent pas bénéficier du chômage partiel.
Ils sont considérés comme salariés uniquement aux yeux de la sécurité sociale en ce qui concerne leur couverture sociale.
- Le président/associé unique d’une SASU, salarié de sa SASU, peut-il demander une mise en place du chômage partiel ?
Oui, il peut demander à bénéficier du chômage partiel mais il existe un risque de refus dès lors que le contrat de travail pourrait être considéré comme fictif.
- Est-il possible de mettre en place un dispositif d'activité partielle avec du télétravail ?
Il n'est pas possible de cumuler chômage partiel et télétravail sur un même poste de travail.
Lorsqu’un employeur demande à un salarié de télétravailler alors que ce dernier est placé en activité partielle, cela s’apparente à une fraude et est assimilé à du travail illégal.
- Dans le cadre d'un CDD qui se termine le 23 avril, l'entreprise souhaite garder le salarié mais elle connaît une baisse d'activité. Est-il possible de le mettre au chômage partiel ?
Si l'entreprise n'a plus d’activité, a priori il n'y a plus de motif pour renouveler le CDD, il serait donc risqué de le renouveler.
- Comment faire le choix des salariés à mettre en activité partielle ?
Les salariés qui ont les mêmes fonctions doivent en principe bénéficier de l’activité partielle dans les mêmes conditions, idéalement en organisant un roulement pour qu’ils soient au même niveau d’activité.
- Comment faire dans le cadre d'une promesse d'embauche prévue pour le 12 mai 2020 alors que l'activité de mon entreprise est à l'arrêt ? Est-il possible d'embaucher le salarié et de le mettre en activité partielle ?
Il est recommandé de décaler la date d’embauche, en accord avec le salarié. Vous avez aussi la possibilité de le mettre directement en activité partielle. Sa période d’essai sera suspendue pendant cette période.
- Peut-on mettre un certain nombre de salariés d'un même service en activité partielle et d'autres en télétravail ?
Les salariés qui ont les mêmes fonctions doivent en principe bénéficier de l’activité partielle dans les mêmes conditions, idéalement en organisant un roulement pour qu’ils soient au même niveau d’activité. Pour les heures travaillées ils peuvent être en télétravail.
Par ailleurs, il est tout à fait possible d'avoir des salariés en télétravail et d'autres en activité partielle.
- Un stagiaire en contrat de qualification peut-il bénéficier du dispositif d'activité partielle ?
Les stagiaires ne peuvent pas bénéficier de l'activité partielle. En revanche, ce dispositif est applicable aux contrats de professionnalisation ou d'apprentissage.
- Est-il possible de faire une demande d’activité partielle au-delà du 30 juin 2020 ?
Oui, il est possible de renouveler une demande de chômage partiel au-delà du 30 juin 2020, dans la limite de 12 mois (durée maximale).
Par ailleurs, il est toujours possible de proroger la durée du chômage initialement demandée, toujours dans la limite de 12 mois.
- Dans quel délai les aides liées au chômage partiel seront effectivement versées ?
En moyenne le délai de versement est de 10/12 jours après la demande.
- Après plusieurs tentatives, l'entreprise n'a toujours pas reçu les codes de connexion pour déclarer l'activité partielle
Beaucoup d'entreprises rencontrent la même difficulté, il convient de s'armer de patience.
- Existe-t-il un guide ou une notice pour remplir la demande d'indemnisation ?
Non, il n'existe pas de guide a proprement parler mais un conseil ou un comptable pourra vous aider.
- Comment faire pour modifier la demande d'activité partielle que j'ai cochée avec le motif économique ?
Il est important de préciser qu'il faut cocher le motif "circonstances exceptionnelles". Si la demande est déjà faite, il faut attendre d'avoir la réponse pour faire la modification.
- A qui faut-il envoyer l'avis du CSE ? Qu'en est-il des sociétés qui n’ont pas mis en place de CSE au 1er janvier 2020 ?
L'avis du CSE doit être transmis à l’administration sur le site de l’activité partielle. Par ailleurs, une tolérance existe pour les entreprises qui n’ont pas encore mis en place de CSE, malgré leurs obligations, et qui pourront tout de même solliciter le bénéfice de l’activité partielle.
- Dans le cadre d'un dysfonctionnement du site activité partielle, deux comptes créés pour deux structures avec la même adresse mail, comment faire pour rectifier ?
Il convient de contacter directement l’administration via le numéro de contact sur le site.
- La demande de chômage partiel est faite depuis plus de deux semaines, les codes ont été reçus mais pas de confirmation de la création de l'établissement. Que faire ?
Il convient de s'armer de patience. Le dispositif étant rétroactif, vous pouvez déjà placer vos salariés en activité partielle.
- Sur quelle base l'Etat rembourse l'activité partielle ? Sur une base de 35h ou sur la durée contractuelle (39h) ?
L'Etat rembourse sur une base 35h. En effet, seules les heures chômées dans la limite de la durée légale du travail sont indemnisables.
Les heures supplémentaires accomplies en raison d'un horaire collectif supérieur à 35 heures ne doivent pas être payées au salaire initialement convenu.
Ces heures n'ouvrent pas droit au versement de l'allocation d'activité partielle de l'État à l'employeur.
- Dans le cadre de la mise en place du chômage partiel, l'Etat prend en charge 70 % du salaire brut. Que se passe-t-il des 30 % restant ? L'entreprise continue à payer ce solde et les charges sociales ?
Non, puisque le salarié ne perçoit pas 100 % de son salaire.
En effet, l'employeur doit verser au salarié une indemnité correspondant à 70 % de son salaire brut par heure chômée soit environ à 84 % du salaire net horaire (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).
L'indemnité d'activité partielle versée au salarié est exonérée des cotisations salariales et patronales de sécurité sociale.
Elle est assujettie à la CSG au taux de 6,2 % et à la CRDS au taux de 0,50 %.
Ces deux contributions sont calculées sur la base de 98,25 % de l'indemnité versée (après application d'un abattement de 1,75 % pour frais professionnels).
- Comment traiter une prime variable semestrielle comprise dans la base de calcul de l'indemnité d'activité partielle ?
Toute prime contractuelle est à prendre en compte dans l’assiette de base permettant le calcul de l’indemnité d’activité partielle.
Il convient de se rapprocher de son comptable pour avoir davantage de précisions sur les modalités de calcul.
- Concernant le salaire d'un cadre dirigeant ne cotisant pas au chômage, a-t-il droit au chômage partiel ?
Pour les dirigeants qui se versent un salaire (statut d'assimilé salarié) mais qui ne sont pas soumis aux dispositions légales ou conventionnelles relatives à la durée du travail, les modalités de calcul de l’indemnité et de l’allocation seront déterminées par décret. Nous restons en attente de ce décret.
- Le paiement par l'employeur de 100 % du Smic ou moins s'applique-t-il aux contrats de professionnalisation ?
Oui, les contrats de professionnalisation et d'apprentissage sont également concernés.
- Comment effectuer le calcul des heures ou des jours non travaillés ?
Il convient de suivre la durée du travail des salariés et déclarer à la fin du mois les heures non travaillées pour lesquelles l'entreprise sollicite une indemnisation.
- Mon salarié est commercial, il reçoit et répond à des appels de clients alors qu'il est en activité partielle. Doit-il arrêter de le faire?
Si le salarié répond à des appels professionnels, il faudra considérer que c’est du temps de travail effectif, soit d’autant moins d’heures à déclarer "non travaillées" à la fin du mois pour le remboursement par l’Etat. Si vous sollicitez néanmoins l’aide de l’Etat pour ces heures travaillées, il s’agit d’une fraude.
Pour rappel, les sanctions sont les suivantes :
- reversement des aides perçues au titre des heures indûment perçues par l’employeur,
- interdiction de bénéficier pendant 5 ans d’aides publiques,
- sanctions pénales : 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende.
- Quel est le but ou l'avantage objectif pour une entreprise de faire prendre des congés payés à ses salariés ?
Les congés payés pris maintenant, alors que l’activité est en baisse, sont autant de congés payés en moins à prendre et à payer plus tard quand l’activité reprendra.
- Faut-il que les RTT soient acquis ou l'entreprise peut-elle les imposer par anticipation ?
Les RTT suivent des règles différentes et sont acquis dès le début de la période. Il est possible d’imposer la totalité du solde restant, dans la limite de 10 jours.
- Une entreprise peut-elle imposer un congé sans solde à ses salariés ?
Non, il n'est pas possible pour une entreprise d'imposer des congés sans solde, la demande ne peut venir que du salarié.
- Dans le contexte actuel, existe-t-il une obligation de solder les congés payés avant le 31 mai ?
Si la période de prise des congés est la période légale alors oui, l'entreprise peut imposer aux salariés de prendre leur congés payé avant le 31 mai. Mais l'entreprise peut aussi autoriser le report.
- Concernant les RTT et CP, l'employeur peut-il cumuler les 2 à concurrence de 10 jours + 6 jours soit 16 jours au total ou alors le cumul des 2 (CP + RTT) est limité à 10 jours?
Il est possible de cumuler congés payés et RTT dans la limite de 16 jours.
- Concernant les RTT/jours de repos : l’employeur peut unilatéralement imposer ou modifier les dates de prise de jours de RTT/jours de repos en respectant un délai de prévenance d’un jour franc, dans la limite de 10 jours de repos.
- Concernant les congés payés : l'employeur peut modifier les dates de congés payés préalablement posés.
Il peut également, uniquement si un accord d’entreprise ou de branche le prévoit, imposer la prise de congés payés, en respectant un délai de prévenance d’un jour franc et dans la limite de 6 jours ouvrables.
- Les salariés acquièrent-ils toujours leur 2,5 jour de CP durant l’activité partielle pour la prochaine période?
Oui, la totalité des heures chômées est prise en compte pour le calcul des congés payés.
- Un arrêt de travail pour garde d'enfant est-il possible même lorsque le conjoint peut travailler en télétravail ?
Pour rappel, le dispositif des arrêts de travail indemnisés concerne :
- les parents d’enfants de moins de 16 ans scolarisés,
- les parents d’enfants en situation de handicap, quel que soit leur âge.
Il est tout fait possible de demander l'arrêt de travail pour garde d'enfant plutôt que la mise en oeuvre du télétravail, cela s'applique également pour le chômage partiel.
- Un travailleur indépendant peut-il cumuler un arrêt pour garde d'enfant de moins de 16 ans avec l'aide forfaitaire de 1 500 € du Fonds de solidarité ?
Non, les deux dispositifs ne sont pas cumulables.
- L'arrêt de travail pour garde d'enfant est il possible pendant les périodes de congés scolaires ?
Le droit à l’arrêt de travail pour garde d’enfant est bien maintenu pendant les vacances scolaires mais il faut le demander à l’employeur. L’employeur devra procéder au renouvellement de la déclaration, afin de couvrir la période des vacances scolaires.
Afin de faire face à l’épidémie du coronavirus COVID-19 et ses conséquences sur l’économie française, le gouvernement a annoncé un certain nombre de mesures visant à aider les entreprises et les entrepreneurs fortement impactés par la crise actuelle.
Ces mesures visent à soutenir et accompagner les entrepreneurs en difficulté, plusieurs solutions sont mises en place et sont répertoriés par l'équipe de Bpifrance Création.
- Comment bénéficier de l'aide forfaitaire de 1 500 euros ?
Sont concernées par l'aide forfaitaire du Fonds de solidarité, les entreprises qui ont subi une perte de CA supérieure à 50 % en mars 2020 par rapport à mars 2019.
Une aide complémentaire de 2 000 euros peut également être attribuée par les régions à compter du 15 avril 2020 pour les entreprises les plus en difficulté.
- Un salarié au chômage partiel ou en télétravail peut-il suivre une formation à distance ?
Les salariés placés en activité partielle et dont le contrat de travail est suspendu ont la possibilité de bénéficier pendant les périodes d’inactivité de l’ensemble des actions de formation, d’orientation et de qualification, réalisées notamment dans le cadre du plan de développement des compétences (cf. article L.5122-2 du code du travail).
