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Bonne nouvelle, vous recrutez. Cela implique toutefois de nouvelles obligations juridiques. Vous vous engagez notamment à offrir à vos salariés un environnement sécurisé et à les faire monter en compétences régulièrement. Si vous ne respectez pas vos obligations en tant qu’employeur, votre responsabilité civile et/ou pénale peut être engagée. Respectez également les règles imposées par la loi lorsque vous rédigez vos documents commerciaux (devis, bons de commandes, factures …). Car il serait dommage d’omettre certaines mentions obligatoires, ce qui pourrait vous coûter cher.
Le contrat de travail
Vous venez de signer le contrat de travail d’un salarié, ce qui signifie que vous devez le rémunérer, lui fournir un travail et les moyens de le réaliser. Quelle que soit la taille de votre entreprise, cela vous oblige aussi à :
- respecter le contrat de travail;
- protéger leur santé et assurer leur sécurité;
- installer un panneau pour les informer sur les lois en vigueur : harcèlement moral ou sexuel, consignes de sécurité et d’incendie, médecine du travail…
- les former : vous devez "assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail" (Article L6321-1 du code du travail);
- les rencontrer dans le cadre de l’entretien professionnel;
- permettre leur représentation et/ou une représentation syndicale;
- négocier sur les rémunérations professionnelles, l’égalité entre hommes et femmes et la qualité de vie au travail.
N’oubliez pas les mentions obligatoires !
Par ailleurs, dans le cadre de votre activité, vous allez produire des documents commerciaux qui visent à sécuriser les transactions. Vous devez donc vous plier à certaines obligations juridiques. Sur chaque document commercial (devis, bon de commande, facture…) doivent figurer des mentions obligatoires.
Sur vos factures, vous serez encore plus précis et mentionner également leur numéro, leur date d'émission, votre numéro de TVA, le prix unitaire des produits vendus, le montant de la TVA due, etc.
Deux nouvelles mentions obligatoires sur les factures sont exigées depuis le 1er octobre 2019 :
- le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur ;
- l’adresse de facturation du vendeur et de l’acheteur si cette dernière est différente de l’adresse du siège social.
Tout manquement aux règles de facturation est sanctionné par une amende pouvant atteindre 375 000 € pour les sociétés.
Conservez vos documents commerciaux !
Le code de commerce fixe à 10 ans minimum la durée de conservation des bons de commande, des bons de livraison ou de réception et des factures client (et fournisseur) émises par une entreprise.
En ce qui concerne les contrats que vous avez conclus dans le cadre d'une relation commerciale ou votre correspondance commerciale, cette durée est fixée à 5 ans.
