Durée de conservation des archives

La durée de conservation est variable selon la nature du document.

La durée indiquée ci-après est une durée minimale, l'entreprise peut décider de les conserver au-delà si elle le juge nécessaire.

L'entreprise doit respecter les règles en vigueur afin de ne pas se mettre en contravention avec la loi.

La conservation de certains documents lui permettra par ailleurs de :

• préserver ses droits car c'est au moyen d'écrits que l'on prouve le plus facilement la réalité et l'étendue de ses droits,
• prouver qu'elle a bien rempli ses obligations, notamment vis-à-vis des administrations fiscale et sociale ou encore à l'égard d'un co-contractant,
• prouver la date de règlement d'une dette (un justificatif écrit de paiement donne "date certaine" au règlement),
• présenter "un commencement de preuve par écrit" en cas de différend : tout document écrit peut constituer un commencement de preuve par écrit s'il rend vraisemblable le fait que l'on veut prouver. Par exemple, un relevé de banque où apparaît le versement d'une somme peut constituer le commencement de preuve par écrit d'une dette qui n'a pas fait l'objet d'un engagement écrit.

A noter : en l'absence d'écrits clairs, pour des dossiers qui peuvent être sources de différends, il peut être utile de garder les télécopies, e-mails, etc., car ces documents seront des commencements de preuve par écrit.

Le plus souvent, la durée obligatoire de conservation d'un document correspond au délai de prescription. 

Pour mémoire, « la prescription » correspond au principe selon lequel l'écoulement d'un délai entraîne l'extinction d'un droit, ce qui rend toute poursuite impossible.
 

Original ou copie ?

Dans le cadre d'une procédure judiciaire, il arrive qu'une partie ait perdu un document original. Dans ce cas, la loi accepte qu'elle en fournisse une copie pour prouver l'existence d'un acte, à condition que cette copie soit une reproduction "fidèle et durable (indélébile)" de l'original. Il faut ensuite que les juges reconnaissent la force probante de cette copie.

A noter : en dehors des copies de lettres et de factures établies par l'entreprise, tous les documents qui doivent être représentés à toute réquisition des agents des finances publiques doivent être conservés dans leur forme originale.

Format papier ou format électronique ?

Le document peut être conservé sous format papier ou électronique, pourvu que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée. 

En règle générale, l'écrit électronique est admis comme preuve (au même titre que le papier) sous réserve que l'on puisse identifier la personne dont il émane, et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. D'ailleurs, le Code de commerce autorise le commerçant à tenir son livre-journal et son grand livre sous forme électronique, à condition qu'ils soient identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

La réglementation fiscale, quant à elle, prévoit que les livres, registres, documents ou pièces établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous cette forme pendant au moins 6 ans.

Sauf exceptions, il n'existe pas de sanction spécifique en cas de non-conservation de documents. Toutefois, si l’entreprise se retrouve dans l’incapacité de fournir les documents requis à l’administration fiscale, à l’Urssaf, etc., les conséquences peuvent lui être préjudiciables !