Définition de l'activité
Les organismes de formation professionnelle continue proposent des prestations ayant pour objet de favoriser l'insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l'emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l'accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale.
Ils peuvent également proposer des prestations ayant pour objet de permettre le retour à l'emploi des personnes qui ont interrompu leur activité professionnelle pour s'occuper de leurs enfants ou de leur conjoint ou ascendants en situation de dépendance.
Article L6311-1 du Code du travail
Pour plus d'informations sur les actions de formation qui entrent dans le champ de la formation professionnelle continue, voir les articles L6313-1 à L6313-3 du code du travail
Précision :
La loi "Avenir professionnel" a libéralisé la création des centres de formation des apprentis (CFA) : ils sont dorénavant assimilés aux autres organismes de formation professionnelle et doivent respecter la même réglementation.
Nature de l'activité
- Commerciale (dès lors que l’entreprise compte plus de 10 salariés (sauf dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin et la Moselle où l’activité demeure artisanale quel que soit le nombre de salariés de l’entreprise sauf utilisation de procédé industriel).
Organisme compétent
A compter du 1er janvier 2023 :
- Guichet unique
La loi pour la croissance et la transformation des entreprises, dite loi Pacte de 2019 a mis en place le guichet électronique des formalités des entreprises (guichet unique) afin de se substituer aux 6 centres des formalités jusqu'alors existants (Autoentrepreneur.urssaf.fr, urssaf.fr, infogreffe.fr, CCI, CMA, CA) dans un but de simplification des démarches.
Ainsi, le guichet unique est compétent pour toutes les entreprises domiciliées en France ou ayant une activité en France, quelles que soient la nature de leur activité (commerciale, artisanale, agricole, indépendante) ou leur forme juridique (entreprise individuelle, micro-entreprise, société, etc.).
Contexte
Les éléments ci-dessous sont donnés à titre d'information.
Malgré le soin apporté à leur rédaction et à leur actualisation, les informations indiquées dans cette fiche ne peuvent en aucune manière engager la responsabilité de Bpifrance.
Pour finaliser vos démarches, rapprochez-vous des autorités compétentes.
Il n'est pas nécessaire de justifier d'une qualification professionnelle particulière pour exercer l'activité.
Cependant, toute personne qui propose des prestations de formation professionnelle continue doit justifier des titres et qualités des personnels d'enseignement et d'encadrement qu'elle emploie, et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées dans le champ de la formation professionnelle.
Nul ne peut, même de fait, exercer une fonction de direction, d'administration ou d'enseignement dans un organisme de formation professionnelle continue s'il a fait l'objet d'une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l'honneur.
L'enregistrement obligatoire des actes de création de société a été supprimé en 2015.
Toutefois, les statuts de la société, une fois datés et signés, doivent être enregistrés auprès du service des impôts des entreprises (SIE) lorsque :
- les statuts ont été établis par un acte notarié, un acte de commissaire de justice (anciennement huissier de justice) ou une décision de justice ;
- les statuts comportent un apport d’immeuble, de parts ou d’actions.
Cette formalité a pour objet de donner une existence légale à l'entreprise (entreprise individuelle ou société).
Elle doit être réalisée auprès du guichet unique électronique de l'INPI
Au plus tard dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la 1ère convention ou du 1er contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation doit adresser une déclaration d'activité à la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) à l'aide du formulaire cerfa n°10782*05 également appelé "bulletin de déclaration d'activité d'un prestataire de formation (BPF)" accompagné des pièces listées dans sa notice.
L'organisme prestataire se déclare auprès du préfet de région compétent à raison soit du lieu de son principal établissement, soit du lieu où est assurée sa direction effective, soit du lieu de son siège social.
Dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la déclaration, le service régional de contrôle de la DREETS délivre un récépissé comportant un numéro d'enregistrement ou notifie sa décision de refus d'enregistrement.Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration. L'organisme est réputé déclaré jusqu'à la délivrance de ce récépissé ou la notification de la décision de refus.
En cas de refus ou d'annulation de l'enregistrement de la déclaration d'activité, le préfet doit motiver les raisons de son refus et indiquer au déposant les moyens de recours dont il dispose. Ce dernier peut procéder au dépôt d’une réclamation auprès du préfet de Région.
Pour apprécier la conformité de la demande, l'administration peut demander l'envoi d'un justificatif concernant la première prestation de formation réalisée, les personnes ayant suivi cette formation ou la nature de cette formation.
Elle peut aussi demander un justificatif concernant les compétences de la personne réalisant la formation et la pertinence de ces compétences vis à vis de la formation.
À la réception de cette demande, l’organisme dispose de 15 jours pour envoyer les documents complémentaires.
Précisions :
- À l'exception de la 1ère convention ou du 1er contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait mention de son numéro d'enregistrement sur les conventions et, en l'absence de conventions, sur les bons de commandes, les factures ou les contrats de formation professionnelle qu'il conclut, sous la forme suivante "déclaration d'activité enregistrée sous le numéro... auprès du préfet de région de... ".
- la déclaration d'activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n'a pas été adressé à l'autorité administrative compétente.
- la liste des organismes de formation déclarés est rendue publique et comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l'organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées et au nombre de personne formées.
Cette déclaration d’activité peut être réalisée en ligne.
Les nouveaux organismes (et ceux qui veulent obtenir un nouveau numéro d’activité) doivent y créer un compte utilisateur. Une fois leur compte activé, ils pourront se connecter aux services MAF – Mon Activité Formation et renseigner leur déclaration en ligne, avec les pièces justificatives, puis la transmettre au service régional de contrôle de la DREETS pour instruction.
Le numéro d'enregistrement ne constitue en aucun cas un agrément de l'organisme ou des formations qu'il dispense.
La loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 a simplifié le compte personnel de formation renommé « Mon Compte Formation », en créant un site et une application dédiés.
L'espace réservé aux organismes de formation a été lancé le 20 septembre 2019.
Cet espace accessible sur le site www.of.moncompteformation.gouv.fr et sur l’application mobile "Mon Compte Formation" permet aux organismes :
– de saisir et publier le catalogue des formations éligibles au compte personnel de formation ;
– de gérer l'inscription des titulaires de compte qui souhaitent s'inscrire aux formations ;
– d'obtenir le règlement des prestations qui sera effectué par la Caisse des dépôts et consignations.
Pour plus d'informations sur la liste publique des organismes de formations
Articles L6351-1, L6351-2, L6351-6, L6351-7-1, R6351-1, R6351-2, R6351-3, R6351-5, R6351-6 et R6351-11 du Code du travail
Chaque année, les organismes de formation doivent transmettre un bilan pédagogique et financier qui retrace leur activité en matière de formation professionnelle au titre du dernier exercice comptable clos.
Cette déclaration peut être réalisée en ligne ou à l'aide du formulaire cerfa n°10443*16, accompagné des pièces listées dans sa notice.
Pour en savoir plus sur les formalités de création et de fonctionnement des organismes de formation
Articles L6352-6, L6352-11, R6352-24 et R6352-23 du Code du travail
- Obligation de certification Qualiopi
Depuis le 1er janvier 2021 (2022 pour les CFA), tout prestataire de formation sollicitant un financement provenant de l’État, des régions, des opérateurs de compétences (OPCO) ou de France Travail notamment doit obligatoirement être certifié sur la base de critères définis par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
Les prestataires d’actions concourant au développement des compétences choisissent librement leur organisme certificateur. Ce certificateur doit avoir déposé une demande d’accréditation auprès du Comité français d’accréditation (Cofrac) qui audite les certificateurs dont le dossier est recevable dans les douze mois.
Pour en savoir plus sur le référentiel national Qualité
Articles L6316-1 et suivants du Code du travail
Pour en savoir plus sur Qualiopi
- Respecter les normes de sécurité et d'accessibilité
Pour les locaux ouverts au public, les obligations relatives aux ERP - établissements recevant du public - doivent être respectées :
- en termes de sécurité incendie, des mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes doivent être mises en place,
- en termes d'accessibilité, l'accès aux locaux pour les personnes en situation de handicap notamment doit être assuré.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique ERP du site de Bpifrance création
- Convention de formation
Un organisme de formation doit conclure une convention avec chacun de ses clients pour toute action de développement des compétences.
Les conventions (ou, dans certains cas, les bons de commande ou factures) doivent notamment préciser l'intitulé, le contenu, l'objectif, la durée, la période de réalisation, les modalités du déroulement, de suivi et de sanction de la formation ainsi que son prix et les modalités de règlement.
S'agissant des actions mises en œuvre dans le cadre d'un CPF (compte personnel de formation), les conditions générales d'utilisation du service dématérialisé tiennent lieu de convention.
Articles L6353-1 et D6353-1 du Code du travail
- Contrat de formation
Si son client est un particulier qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, le dispensateur de formation professionnelle continue a l'obligation de conclure avec lui un contrat de formation.
Ce contrat doit être conclu avant l'inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais, et doit préciser notamment :
- la nature, la durée, le programme et l'objet des actions de formation que le dispensateur de formation prévoit ainsi que les effectifs qu'elles concernent,
- le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare,
- les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation,
- les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat,
- les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage.
Précisions :
- le stagiaire bénéficie d'un délai de 10 jours à compter de la signature du contrat pour se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception. Ce délai est porté à 14 jours dès lors que le contrat est conclu à distance, à la suite d'un démarchage téléphonique ou hors établissement.
- à l'issue de ce délai, il ne peut être payé une somme supérieure à 30 % du prix convenu.
Le solde donne lieu à échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l'action de formation.
Articles L6353-3 à L6353-7 du Code du travail
- Formation à distance
La mise en œuvre des actions réalisées en tout ou partie à distance doit comprendre :
- une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours,
- une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne,
- des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation.
Article D6313-3-1 du Code du travail
- Règlement intérieur
Un organisme de formation doit élaborer un règlement intérieur applicable aux stagiaires ou aux apprentis, et qui détermine les principales mesures en matière de santé, de sécurité dans l'établissement et de discipline ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et apprentis.
Précision : le règlement intérieur doit être établi dans les 3 mois suivant le début de l'activité de l'organisme de formation.
Articles L6352-3 et suivants et R6352-2 et suivants du Code du travail
- Obligations vis-à-vis du stagiaire
Tout dispensateur de formation professionnelle continue doit remettre au stagiaire (ou à l'apprenti) avant son inscription définitive :
- le contenu et les objectifs de la formation,
- la liste des formateurs et des enseignants,
- les horaires,
- les modalités d'évaluation de la formation,
- les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l'entité commanditaire de la formation,
- et, le règlement intérieur applicable à la formation.
A l’issue de l’action de formation, l’organisme doit fournir au stagiaire tout document sanctionnant et reconnaissant la réalisation de l’action de formation prévue par la convention ou le contrat.
Précision : pour les contrats de formations conclu avec un particulier qui entreprend cette formation à ses frais, l'organisme de formation doit également lui remettre, avant son inscription définitive et tout règlement de frais, les tarifs, les modalités de règlement et, les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage.
Articles L6353-8 du Code du travail et D6353-1 du Code du travail
- Obligations comptables
Les dispensateurs de formation doivent établir des comptes annuels selon les principes et méthodes comptables définis par le Code de commerce.
Ils doivent désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu'ils dépassent, à la fin de l'année civile ou à la clôture de l'exercice, 2 des 3 seuils suivants :
. 3 salariés,
. 153 000 € de chiffre d'affaires HT ou de ressources,
. 230 000 € de total de bilan.
Articles D6352-16 et R6352-19 du Code du travail
- Le contrôle de la formation professionnelle
Les agents de contrôle de la DREETS sont habilités à vérifier que les obligations des organismes de formation professionnelle sont respectées, sous peine de sanctions.
L’État exerce un contrôle administratif et financier :
• sur les activités en matière de formation professionnelle conduites par les opérateurs de compétences, les organismes de formation et leurs sous-traitants, les organismes chargés de réaliser les bilans de compétences et ceux qui interviennent dans le déroulement de la validation des acquis de l’expérience (VAE), les commissions paritaires interprofessionnelles agréées dans chaque région par l’autorité administrative pour prendre en charge financièrement le projet de transition professionnelle via le compte personnel de formation afin que celui-ci contribue au financement d’une action de formation.
• sur les organismes s’inscrivant dans la catégorie d’actions par apprentissage, au sens de l’article L6211-2 du Code du travail.
• sur les activités d’accueil, d’information, d’orientation et d’évaluation en matière de formation professionnelle, au financement desquelles l’État concourt par voie de convention.
Article L6361-2 du Code du travail.
Les organismes de formation doivent être en mesure de présenter l’ensemble des documents et pièces justificatives de leur activité de formation professionnelle.
Articles L6362-5 et L6362-6 du Code du travail.
Convention collective nationale des organismes de formation du 10 juin 1988, consultable sur Legifrance.
- Articles L6313-1 et suivants et R6313-1 et suivants du Code du travail (Actions concourant au développement des compétences)
- Articles L6316-1 et suivants et R6316-1 et suivants du Code du travail (Qualité des actions de la formation professionnelle continue)
- Articles L6351-1 et suivants et R6351-1 et suivants du Code du travail (Fonctionnement des organismes de formation)
- Loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel
