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Domiciliation collective

Il y a domiciliation collective lorsque des locaux sont occupés en commun par plusieurs entreprises.

Cette fiche présente les cas de domiciliation collective les plus fréquents, elle n'est donc pas exhaustive.

 
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Sous-location

Une entreprise titulaire d'un bail commercial peut sous-louer de façon partielle ou totale un local à une autre entreprise.

La sous-location doit être autorisée formellement dans le bail initial. A défaut, le propriétaire du bail doit l'autoriser par écrit ultérieurement et distinctement (lettre ou avenant au bail entraînant un déplafonnement du loyer).

D'autre part, le propriétaire doit être invité à participer (signer) à l'acte de sous-location. Le locataire doit donc l'avertir de son intention de sous-louer par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception et l'appeler à participer à l'acte.

Le bailleur a 15 jours pour répondre. En cas d'absence de réponse, l'accord est considéré comme donné.

Sociétés de domiciliation (ou centres d'affaires)

  • Le principe des sociétés de domiciliation

L'entrepreneur (société ou entrepreneur individuel) a la possibilité d'utiliser les services d'une société spécialisée de domiciliation, agréée par le préfet du département (ou le préfet de police pour la ville de Paris) et immatriculée au RCS.

La domiciliation collective peut concerner une entreprise qui accessoirement ou temporairement conclut un contrat de domiciliation avec d'autres entreprises.

Mais, le plus souvent, la domiciliation collective est l'objet social de l'entreprise. Dans ce cas, on parle d'entreprise de domiciliation ou de centre d'affaires.

Leur activité consiste à conclure avec les entreprises des contrats de domiciliation, en mettant à leur disposition différents services :

  • boîte aux lettres, secrétariat, messages téléphoniques, etc.
  • location de bureaux, de salles, etc.
Les tarifs pratiqués par les sociétés de domiciliation peuvent varier fortement d'une société à l'autre.

Pour en savoir plus: articles L.123-11-2 et suivants du code de commerce.

  • Le contrat de domiciliation

La conclusion d'un contrat de domiciliation est nécessaire, il permettera à une entreprise d'installer son siège dans des locaux occupés par une ou plusieurs entreprises.

Il doit être conclu pour une durée d'au moins 3 mois, renouvelable par tacite reconduction.

  • Les parties au contrat
  • Le domiciliataire (celui qui met le local à disposition) doit :

- être immatriculé au Registre du commerce et des sociétés (sauf pour les personnes morales françaises de droit public et les associations      regroupant ces personnes),
- mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre    une réunion régulière des organes de direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise et à permettre la tenue, la           conservation et  la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements,
- informer le greffier du tribunal de commerce à l'expiration du contrat ou, en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation      de l'entreprise dans ses locaux,
- communiquer aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée,
- fournir chaque trimestre au service des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions sociales compétents la    liste des personnes domiciliées dans leurs locaux, ou qui ont mis fin à leur domiciliation.
- fournir chaque année la liste des personnes domiciliées au 1er janvier dans leurs locaux.


Le domiciliataire détient pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant :
-
pour les personnes physiques, les pièces justificatives relatives à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques,
-
pour les personnes morales les pièces justificatives relatives au domicile, aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal.

Ce dossier contient également les justificatifs relatifs à chacun des 
lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de détention des documents comptables s'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.

  • La personne domiciliée doit :

- s'engager à utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise ou, si le siège est situé à l'étranger, comme     agence, succursale ou bureau de représentation,
- informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité,
- lui déclarer tout changement (domicile personnel, état civil, forme juridique, objet, dirigeants, etc.),
- donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

Le contrat de domiciliation doit être mentionné au Registre du commerce et des sociétés avec indication de l'identité de l'entreprise domiciliataire.

Les sociétés et leurs filiales qui installent leur siège dans le local dont l'une a la jouissance, ne sont pas tenues de conclure entre elles un contrat de domiciliation.

Pépinières d'entreprises

Ce sont des structures d'accueil temporaire réservées aux créateurs d'entreprises et dont l'objectif est de renforcer la longévité des entreprises nouvelles.

Elles offrent, pendant le temps nécessaire au démarrage de l'entreprise, à des coûts partagés :

  • un hébergement (locaux, bureaux, ateliers, laboratoires, etc.),
  • des services spécialisés ou non suivant la vocation de la pépinière (télécopie, photocopie, secrétariat, permanence téléphonique, formations, accès à des bases de données, etc.),
  • des conseils en partenariat avec des cabinets et organismes extérieurs (domaines juridique, comptable, fiscal, bancaire, commercial, de la gestion, du développement technologique, etc.),
  • une animation (rencontres, conférences, échanges entre les entreprises, etc.).

On peut distinguer trois formes de pépinières :

  • la pépinière généraliste : elle accueille tous les créateurs (après sélection) et les suit pendant deux ans ;
  • la pépinière de projets ou incubateur : elle accueille le créateur et son projet au stade de l'idée et l'accompagne jusqu'à la création ;
  • le Centre d'entreprise et d'innovation (CEI) : il accueille des projets de haute technologie.

Pour en savoir plus, contacter le réseau national des pépinières d'entreprises : site Internet  www.pepinieres-elan.fr

janvier 2019
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