Formalités d'embauche de salariés

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (Outre-mer compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises.

• Principe

La DPAE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

- la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié et d'ouverture ou d'acquisition d'une entreprise employant des salariés,
- la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
- la demande d'adhésion à un service médical du travail,
- et la demande pour la visite médicale d'embauche.

 La DPAE comprend les mentions suivantes :
- la dénomination sociale ou le nom et les prénoms de l'employeur,
- le code APE,
- adresse de l'employeur,
- numéro de Siren,
- le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la sécurité sociale,
- les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,
- date et heure d'embauche,
- nature, durée du contrat  et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

• Modalités

La DPAE doit être adressée, au plus tôt, 8 jours AVANT l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Cette déclaration peut être faite en ligne :

• sur le site de l'Urssaf s'il s'agit de la première déclaration afin de créer le compte employeur ;
• sur net-entreprises.fr.

Elle est obligatoirement effectuée par voie électronique par tous les employeurs qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embuache au cours de l'année civile précédente.

Si l'employeur n'est pas tenu d'effectuer cette déclaration par voie électronique, la DPAE peut être transmise à l'Urssaf ou à la MSA au moyen du formulaire "Déclaration préalable à l'embauche".
Ce formulaire est transmis, soit :

- par courrier recommandé avec accusé de réception,
- par télécopie.
Précision : en cas de transmission par lettre recommandée, l'employeur doit adresser la DPAE au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche. L'Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les cinq jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé passible d'une pénalité égale à 300 fois le montant horaire minimum garantie.

Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui-même les formalités suivantes :

• Contacter les caisses de prévoyance

Au niveau de la retraite complémentaire, vous n'aviez aucune démarche à effectuer lors de la création de votre entreprise.
Le groupe de protection sociale compétent a été informé de la création de votre entreprise et vous a adressé un certificat d'adhésion qui précise les noms et coordonnées des institutions Arrco (pour tous les salariés) et Agirc (pour les cadres) et les taux de cotisations qui s'appliqueront.
La prévoyance est obligatoire pour les cadres et dans certains secteurs. Elle complète la protection du régime obligatoire de la sécurité sociale.  Vous devez contacter les caisses de prévoyance si vous devez mettre ce régime en place dans votre entreprise.

• Informer l'inspection du travail

La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception et adressée à l'inspecteur du travail.

• Etablir un contrat de travail ou une lettre d'embauche

Dans tous les autres cas (CDD, CDI à temps partiel…) le contrat est obligatoirement écrit et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

Les mentions obligatoires d’un CDD :

• La cause du recours au CDD (remplacement d’un salarié, accroissement temporaire d’activité, emploi saisonnier, CDD d’usage, CDD Spéciaux),

• Dans le cas d’un remplacement, la qualification et le nom du salarié remplacé,

• La date prévue de fin de contrat ou sa durée minimale, et si besoin les modalités d’une clause de renouvellement,

• La nature du poste occupé par le salarié,

• La durée de la période d’essai s’il y en a une,

• La convention collective applicable,

• Le montant et le détail de la rémunération,

• Le nom et l’adresse de la caisse de retrait complémentaire.

Les mentions obligatoires d’un CDI à temps partiel :

• Qualification professionnelle et fonction du salarié,

• Lieu de travail où est exercée cette fonction,

• Durée du travail,

• Détail de la rémunération (salaire, primes, avantages en nature...)

• Les congés payés,

• Période d’essai, durée et renouvellement s’il y a lieu,

• Délais de préavis,

• Clause de non-concurrence pour certains postes spécifiques.

• Réaliser la visite médicale d'embauche

Elle permet de s'assurer que le salarié est apte à son poste de travail. Elle a été supprimée et remplacée par la visite d'information et de prévention depuis le 1er janvier 2017 qui doit être réalisée dans les 3 mois suivant la prise effective du poste (sauf cas de dispense).

• Ouvrir un registre unique du personnel

Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
L'employeur doit inscrire, lors de l'embauche, sur ce registre :

- les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,
- son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,
- pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (attention, si le salarié est étranger, d'autres obligations se superposent : se renseigner auprès de l'Office français de l'immigration et de l'intégration, site internet : www.ofii.fr),
- la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.
- la date de sortie de l'établissement.

Ce registre peut être remplacé par un support informatique.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour, ou l'oubli de mention obligatoire peuvent entrainer jusqu'à 750 euros d'amende par salarié.

• Travailleur détaché et fourniture d'une attestation de vigilance

Toute société ayant conclu un contrat portant sur la fourniture d'une prestation de services est tenue de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations dès lors que le contrat porte sur une opération dont le montant global est d'au moins 5 000 euros.

A cet effet, le sous-traitant employeur se doit de fournir à son donneur d'ordre une « attestation de vigilance » délivrée par l'Urssaf.

A noter que cette attestation est valable uniquement pendant 6 mois et doit être renouvelée tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat.

L'Urssaf offre désormais la possibilité aux nouveaux employeurs de bénéficier d’un diagnostic sur leurs pratiques en matière de paie et de cotisations sociales, lors d'une visite-conseil.
Cette visite a pour but de prévenir les erreurs, ou de les rectifier, auprès de très petites entreprises (effectif ne dépassant pas 11 salariés) ayant procédé à une première embauche au cours des 18 derniers mois.
A cette l'occasion, l’Urssaf aborde les questions relatives à l’emploi des salariés et les exonérations sociales dont peut bénéficier l’entreprise et cette dernière peut au cours de la visite poser ses questions, sur :
- les taux de cotisations applicables ;
- les modalités de calcul des cotisations et contributions (assiette, plafond, seuils etc.) ;
- les exonérations de cotisations (calcul de la réduction générale, exonérations spécifiques etc.) ;
- les pratiques applicables en termes d’avantages en nature, de frais professionnels, etc.

Au plus tard au 7e jour suivant l'embauche, l'employeur doit communiquer :

• l’identité des parties à la relation de travail ;

• le ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;

• l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;

• si le contrat est un CDD, la date de fin prévue ou la durée prévue de celui-ci ;

• le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;

• les éléments constitutifs de la rémunération indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement ;

• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes.

Et au plus tard 1 mois suivant l'embauche :

• pour les salariés intérimaires : l’identité de l’entreprise utilisatrice dès qu’elle est connue ;

• le droit à la formation assuré par l’employeur ;

• la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;

• la procédure à mettre en œuvre par l’employeur et le salarié en cas de cessation de la relation de travail ;

• les conventions collectives et accords collectifs applicables dans l’entreprise ;

• les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur et, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

Le chef d'entreprise doit en outre remplir les obligations suivantes :

• Tenir un livre de paie ou garder un double des bulletins de paie

L'employeur a le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de paye. Il peut être tenu :

- soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,
- soit sur un support informatique.

• Conserver les observations et mises en demeure des agents de l'inspection du travail. La tenue d'un registre spécial a été supprimée.
• Tenir le document unique d'évaluation des risques

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

En savoir plus sur le DUER

• Registre des délégués du personnel

Il doit contenir les notes écrites concernant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.
L'absence  de registre constitue un délit d'entrave qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 euros.

• Afficher certaines informations

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :

- adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent,
- adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
- avis de l'existence d'une convention collective,
- règlement intérieur s'il en existe un,
- horaire de travail et durée du repos,
- interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise,
- modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques,
- document unique d'évaluation des risques,
- les dispositions des articles L222-33  et L222-33-2 du code pénal relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral,
- les dispositions du code du travail relatives à l'égalité des rémunérations entre les hommes et les femmes.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

 Précision : L'ordonnance du 27 juin 2014 adapte les obligations d'affichage pour tenir compte des possibilités offertes par les nouvelles technologies et prévoit que l'obligation d'information peut être remplie " par tout moyen".

• Le TESE (Titre emploi-service entreprise) permet, par son utilisation, de satisfaire aux obligations sociales liées à l'embauche d'un salarié.
  Depuis le 1er janvier 2020 (article 11 loi Pacte), il peut être utilisé par toutes les entreprises quel que soit leur effectif salarié. 
• Pour plus d'informations sur ces dispositifs : se reporter au document sur "les formalités d'embauche simplifiées".