Formalités d'embauche de salariés

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (Outre-mer compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises, tels que le titre emploi service entreprise (TESE).

Principe

La DPAE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

• la demande d'immatriculation de l'employeur à la Sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié,
• la demande d'immatriculation du salarié à la Sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,
• la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
• la demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail,
• et la demande pour la visite d'information et de prévention ou pour l'examen médical d'aptitude à l'embauche.

 La DPAE comprend les mentions suivantes :

• la dénomination sociale ou le nom et les prénoms de l'employeur,
• le code APE,
• l'adresse de l'employeur,
• le numéro de Siret,
• le service de prévention et de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la Sécurité sociale,
• les noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié,
• date et heure d'embauche,
• nature, durée du contrat  et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Modalités

La DPAE doit être adressée avant la prise de fonction, au plus tôt, 8 jours AVANT l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Cette déclaration peut être faite en ligne :

• sur le site de l'Urssaf s'il s'agit de la première déclaration afin de créer le compte employeur ;
• sur net-entreprises.fr.

Elle est obligatoirement effectuée par voie électronique par tous les employeurs qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente.

Si l'employeur n'est pas tenu d'effectuer cette déclaration par voie électronique, la DPAE peut être transmise à l'Urssaf ou à la MSA au moyen du formulaire "Déclaration préalable à l'embauche" par courrier recommandé avec accusé de réception.

L'Urssaf ou la MSA adresse un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables de la réception de la déclaration, valant preuve de déclaration à défaut de contestation dans les 2 jours ouvrables. 

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Le non-respect de cette obligation de dépôt d'une DPAE constitue une infraction de travail dissimulé passible d'une amende de 45 000 € et de 3 ans d'emprisonnement. Le salarié non déclaré peut être dédommagé au moment de la rupture du contrat de travail par une indemnité forfaitaire égale à 6 mois de salaire. Une sanction administrative peut également être prononcée : une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui-même les formalités suivantes :

Contacter les caisses de prévoyance

Au niveau de la retraite complémentaire, vous n'avez aucune démarche à effectuer lors de la création de votre entreprise.

Le groupe de protection sociale compétent a été informé de la création de votre entreprise. Il vous adressera un certificat d'adhésion qui précisera les noms et coordonnées des institutions Agirc-Arrco et les taux de cotisations qui s'appliqueront à la suite du dépôt de votre première déclaration sociale nominative (DSN).

La prévoyance est obligatoire pour les cadres et dans certains secteurs. Elle complète la protection du régime obligatoire de la Sécurité sociale.  Vous devez contacter les caisses de prévoyance si vous devez mettre ce régime en place dans votre entreprise.

Établir un contrat de travail ou une lettre d'embauche

Dans tous les autres cas (CDD, CDI à temps partiel, etc.) le contrat est obligatoirement écrit et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

Pour en savoir plus sur les mentions obligatoires d’un CDD

Les mentions obligatoires d’un CDI à temps partiel sont les suivantes :

• Qualification professionnelle et fonction du salarié,
• Durée hebdomadaire ou mensuelle du travail,
• Répartition de la durée du travail entre les semaines du mois ou jours de la semaine, conditions de modifications,
• Limites des heures complémentaires,
• Détail de la rémunération (salaire, primes, avantages en nature, etc.).

Réaliser la visite médicale d'embauche

Elle permet de s'assurer que le salarié est apte à son poste de travail. Elle a été supprimée et remplacée par la visite d'information et de prévention depuis le 1^er janvier 2017 qui doit être réalisée dans les 3 mois suivant la prise effective du poste (sauf cas de dispense).

Ouvrir un registre unique du personnel

Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
L'employeur doit inscrire, lors de l'embauche, sur ce registre :

• les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,
• son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,
• pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (attention, si le salarié est étranger, d'autres obligations se superposent : se renseigner auprès de l'Office français de l'immigration et de l'intégration, site internet : www.ofii.fr),
• la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.
• la date de sortie de l'établissement.

Ce registre peut être remplacé par un support informatique.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour, ou l'oubli de mention obligatoire peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende pour les personnes physiques, 3 750 € maximum pour les personnes morales par salarié.

Travailleur détaché et fourniture d'une attestation de vigilance

Toute société ayant conclu un contrat portant sur la fourniture d'une prestation de services est tenue de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations dès lors que le contrat porte sur une opération dont le montant global est d'au moins 5 000 €.

A cet effet, le sous-traitant employeur se doit de fournir à son donneur d'ordre une « attestation de vigilance » délivrée par l'Urssaf.

A noter que cette attestation est valable uniquement pendant 6 mois et doit être renouvelée tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat.

L'Urssaf offre désormais la possibilité aux nouveaux employeurs de bénéficier d’un diagnostic sur leurs pratiques en matière de paie et de cotisations sociales, lors d'une visite-conseil.
Cette visite a pour but de prévenir les erreurs, ou de les rectifier, auprès de très petites entreprises (effectif ne dépassant pas 11 salariés) ayant procédé à une première embauche au cours des 18 derniers mois.
A cette occasion, l’Urssaf aborde les questions relatives à l’emploi des salariés et les exonérations sociales dont peut bénéficier l’entreprise et cette dernière peut au cours de la visite poser ses questions, sur :
- les taux de cotisations applicables ;
- les modalités de calcul des cotisations et contributions (assiette, plafond, seuils etc.) ;
- les exonérations de cotisations (calcul de la réduction générale, exonérations spécifiques etc.) ;
- les pratiques applicables en termes d’avantages en nature, de frais professionnels, etc.

Au plus tard au 7^e jour suivant l'embauche, l'employeur doit communiquer :

• l’identité des parties à la relation de travail ;
• le ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
• l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
• la date d'embauche ;
• si le contrat est un CDD, la date de fin prévue ou la durée prévue de celui-ci ;
• le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
• les éléments constitutifs de la rémunération indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement ;
• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes.

Et au plus tard 1 mois suivant l'embauche :

• pour les salariés intérimaires : l’identité de l’entreprise utilisatrice dès qu’elle est connue ;
• le droit à la formation assuré par l’employeur ;
• la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• la procédure à mettre en œuvre par l’employeur et le salarié en cas de cessation de la relation de travail ;
• les conventions collectives et accords collectifs applicables dans l’entreprise ;
• les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur et, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

Le chef d'entreprise doit en outre remplir les obligations suivantes :

Garder un double des bulletins de paie

L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.

L'employeur doit pouvoir transmettre à l'administration fiscale les bulletins de salaires de moins de 6 ans.

Il peut aussi tenir un livre de paye mais ce n'est pas obligatoire. Celui-ci reproduit les mentions du bulletin de paie. Il peut être tenu :

• soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal judiciaire, par le greffier du tribunal de commerce ou par le maire,
• soit sur un support informatique.

Conserver les observations et mises en demeure des agents de l'inspection du travail. 

La tenue d'un registre spécial a été supprimée.

Tenir le document unique d'évaluation des risques

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du comité social et économique (CSE) ou, le cas échéant, de la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT), du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de Sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.

Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans pour les entreprises de 11 salariés et plus.

En savoir plus sur le DUERP

Registre des questions du CSE

Il doit contenir les notes écrites concernant les demandes des représentants du personnel et les réponses de l'employeur. Il est obligatoire pour les sociétés de 11 à 49 salariés.

L'absence de registre constitue un délit d'entrave qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.

Autres registres

D'autres registres sont à tenir par l'employeur :

• le registre des dangers graves et imminents ;
• le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ;
• le registre des vérifications électriques ;
• le registre des activités de traitement des données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• les registres du travail en équipe ou du repos hebdomadaire.

Afficher certaines informations

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :

• adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent,
• adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
• les consignes de sécurité ;
• téléphone du Service d'accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations et articles 225-1 et 225-4 du Code pénal (lutte contre les discriminations),
• avis de l'existence d'une convention collective,
• règlement intérieur s'il en existe un,
• horaire collectif de travail et durée du repos,
• interdiction de fumer ou de vapoter dans les locaux de l'entreprise,
• modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques,
• document unique d'évaluation des risques,
• les dispositions des articles L222-33  et L222-33-2 du Code pénal relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral,
• les dispositions du Code du travail relatives à l'égalité des rémunérations entre les hommes et les femmes.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

Les obligations d'affichage ont été adaptées les obligations d'affichage pour tenir compte des possibilités offertes par les nouvelles technologies. Ainsi, pour certaines informations, l'obligation d'affichage peut être remplie " par tout moyen".

Le TESE (Titre emploi-service entreprise) permet, par son utilisation, de satisfaire aux obligations sociales liées à l'embauche d'un salarié.

Il peut être utilisé par toutes les entreprises quel que soit leur effectif salarié.

Pour plus d'informations sur le TESE.

Pour en savoir plus, consultez la fiche dédiée sur le site de notre partenaire Entreprendre Service Public.

• Articles L1221-10 à L1221-12-1 du Code du travail
• Articles L1221-13 à L1221-15-1 du Code du travail
• Article L1221-17 du Code du travail
• Article L1262-4-1 du Code du travail
• Articles L2315-21 à L2315-22 du Code du travail
• Article L8223-1 du Code du travail
• Article L3123-6 du Code du travail
• Articles R1221-1 à D1221-19 du Code du travail
• Article D1221‑23 du Code du travail
• Articles R1221-34 à R1221-41 du Code du travail
• Article D3171-7 du Code du travail
• Article D4711-1 du Code du travail
• Article R3172-2 du Code du travail
• Articles R4121-1 à R4121-4 du Code du travail
• Article D4132-1 du Code du travail
• Article R4226-19 du Code du travail
• Arrêté du 3 juin 2024 fixant les modèles de documents d'information