Micro-entrepreneur et remboursement de frais professionnels

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Dans cet article :

En tant que micro-entrepreneur, en fonction de votre activité, vous engagez des frais professionnels plus ou moins importants. Il peut s'agir de frais de déplacement, de port, de communication, ou encore d'achat de fournitures et matériels, etc.

Le principe du régime de la micro-entreprise est de ne pas pouvoir déduire ses frais professionnels. Il est alors tentant de les refacturer à vos clients afin de vous les faire rembourser.

Mais peut-on se faire rembourser certains frais ou débours sans augmenter son chiffre d'affaires ?

En résumé

Dans le régime de la micro-entreprise, le bénéfice imposable est déterminé en appliquant sur le chiffre d’affaires un abattement forfaitaire représentatif de tous les frais et charges de l’entreprise. Cela signifie qu'il est impossible de soustraire les dépenses réelles (matériel, déplacements, loyer) du chiffre d'affaires avant le calcul des cotisations sociales et de l'impôt.
Les frais engagés au nom du micro-entrepreneur et refacturés au client sont donc considérés comme du revenu, ce qui entraîne un paiement de charges sociales et fiscales sur des sommes qui ne sont pourtant pas génératrices de bénéfices.
Le mécanisme des “débours” permet de remédier à cela. Les débours correspondent à une dépense supportée par le micro-entrepreneur pour le compte de son client et remboursée par lui, sans que ce remboursement ne soit pris en compte dans le chiffre d’affaires.
Les conditions d’application du régime des débours sont strictes. Un mandat écrit du client doit préalablement autoriser la dépense, la facture d’achat doit être libellée au nom du client. Le remboursement doit se faire au centime près, sans aucune marge.

Principe de la non déduction des frais

Pour rappel, la grande spécificité du régime de la micro-entreprise est sa simplicité (comptabilité ultra simplifiée).

Pour déterminer le bénéfice imposable, l'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels sur le chiffre d’affaires encaissé et dont le pourcentage varie en fonction de la nature de l'activité :

34 % pour les titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC),
71 % pour les activités d'achat et revente imposables dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC),
50 % pour les autres activités relevant des BIC,
et 30% pour les locations de meublés de tourisme non classés.

Les frais et charges réellement supportés (y compris les charges sociales) ne sont donc pas déductibles du chiffre d'affaires réalisé.

Il existe cependant un moyen de se faire rembourser certaines charges liées à l'activité, sans augmenter son chiffre d'affaires de manière artificielle, en distinguant bien les frais professionnels des “débours”.

Les frais professionnels

Les frais professionnels sont des dépenses personnelles réalisées en votre nom et qui sont engagées dans le cadre d'une mission ou d'une prestation. Il peut s'agir d’achat de marchandises, de frais de déplacement, d'indemnités kilométriques, de frais de restauration, etc.

Ces frais étant personnels (facturés en votre nom), ils ne peuvent pas être considérés comme des débours.

Pour pouvoir se les faire rembourser, vous devrez les inclure dans votre prix de vente de manière forfaitaire, ce qui aura pour conséquence d'augmenter votre chiffre d'affaires et parallèlement le montant de vos charges (cotisations sociales et impôt).

Vous devrez donc les refacturer avec une marge pour pouvoir couvrir vos charges.

Les débours

Les débours sont des dépenses que vous engagez pour le compte d'un client et pour lesquelles la facture est à son nom.

Les débours doivent répondre à un formalisme un peu plus important que la simple refacturation de frais. Mais cette procédure vous permet de demander le remboursement de certaines dépenses sans augmenter artificiellement votre chiffre d'affaires.

Les conditions pour se faire rembourser ses débours :

le client doit vous donner mandat de faire des dépenses pour son compte. Vous pouvez convenir avec lui du type de dépenses, éventuellement du montant maximal qu’il souhaite y consacrer. Par exemple :
- vous devez commander un bidon d'huile pour effectuer une vidange ;
- vous déposez une marque pour le compte du client sur le site de l’INPI et allez payer des frais de dépôt ;
- votre client vous demande d’expédier sa commande par la Poste et vous allez lui refacturer les frais de port.
les factures, que vous réglerez par votre compte professionnel, doivent être établies au nom du client qui vous mandate (nom, adresse, etc.) ;
les factures et le mandat doivent être conservés comme éléments de preuve pour votre client (mais aussi pour l’administration en cas de contrôle) ;
à la fin de la mission, il convient de demander le remboursement exact du montant TTC dépensé pour le client (refacturation au centime près, sans aucune marge ni TVA récupérable).

Afin d'assurer une transparence totale tant pour votre client que pour l'administration fiscale, il convient de faire apparaître ces débours à part dans votre facture sur une ligne “Débours”.

Si toutes ces étapes sont respectées, le remboursement des débours n’entre pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires et n’est pas soumis à la TVA (si vous ne bénéficiez pas de la franchise en base).

Modèle de facture avec débours

Martin DUPONT EI 8, rue de l'entreprise 75009 PARIS Tél : 01 01 01 01 01 Fax : 01 01 01 01 02 N° Siret 123 123 123 00015 Jeanne DURAND 7, rue de la fortune 75010 PARIS Paris, le 1^er mars 2026 FACTURE n°2026-050
Désignation	Unité	Prix unitaire HT	Total
Entretien jardin 25 février 2026	2	60,00	120,00
Débours : Flacon désherbant 80 cl	1	36,50	36,50
Total HT			156,50
TVA non applicable article 293 B du CGI			/
Total HT en euros			156,50
Date de règlement : immédiatement Taux des pénalités exigibles à compter du 1^er mars 2026 en l'absence de paiement dans les délais : .......... (voir rubrique indices et chiffres) Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement : 40 €