Quelles sont les règles de bonne gestion à appliquer ?

Si l'ouverture d'un compte bancaire professionnel permet de séparer vos opérations commerciales et privées afin d'éviter toute confusion fiscale et comptable et d'avoir accès à des services réservés aux professionnels, toutes les entreprises n'ont pas l'obligation d'ouvrir un compte bancaire professionnel. L’ouverture d’un compte bancaire professionnel peut être obligatoire ou facultative selon le statut de l'entreprise.

• Pour une société, vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel dès les formalités de création de l'entreprise, afin de déposer le capital social et obtenir le certificat de dépôt de fonds. 

Une banque peut vous refuser l’ouverture d’un compte bancaire professionnel sans avoir l'obligation de motiver son refus. 
Vous pouvez cependant vous tourner vers la Banque de France pour demander à bénéficier de la procédure du droit au compte.

• Pour une entreprise individuelle, le compte bancaire professionnel est facultatif en l'absence de dépôt de capital social. Cependant, la loi PACTE du 22 mai 2019, impose aux travailleurs indépendants (et aux micro-entrepreneurs) l'obligation de créer un compte dédié à l'activité de leur entreprise si leur chiffre d'affaires a dépassé pendant 2 années civiles consécutives un montant de 10 000 €.

Être acteur de sa propre gestion d’entreprise vous permettra :

• de comprendre son fonctionnement,
• d’éviter les difficultés,
• d’anticiper de nombreux tracas. 

Plusieurs solutions existent pour vous aider à tenir votre comptabilité.

Vous pouvez utiliser :

• un simple tableau Excel (moins recommandé mais pratique dans un premier temps),
• un logiciel de comptabilité,
• des solutions en ligne…

Qu'il soit gratuit ou payant, il est néanmoins judicieux d’opter pour un outil intégrant des fonctionnalités telles que la comptabilité analytique, la gestion des règlements client et des fournisseurs, les déclarations de TVA et la gestion de la liasse fiscale.

De la même manière qu’une bonne gestion d’entreprise, une bonne gestion des comptes garantit la rentabilité de l’entreprise et donne la possibilité de prendre les meilleures décisions à court ou à long terme.

A vous de choisir l’outil pratique qui correspond au mieux à vos besoins. Par exemple, un commerçant optera pour des outils spécifiques à son activité : logiciel de caisse, gestion de stocks, édition de factures, etc...

N'hésitez pas à solliciter votre expert-comptable sur le choix d'un logiciel de comptabilité.

La comptabilité doit être mise à jour régulièrement, en fonction de la nature et l’importance de votre activité. Il ne vous est pas recommandé de faire l’impasse dessus, bien au contraire, à vous de déterminer un créneau précis pour répondre à vos obligations fiscales : dans la journée, la semaine, le mois, le trimestre…

Cela vous permettra de parler le même langage que votre expert-comptable. Manipulez vous-même les factures vous aidera à comprendre le fonctionnement de la comptabilité, et surtout, ses enjeux.

Elle vous permet d’analyser les performances de l’activité, préparer vos prévisions budgétaires, et anticiper toute difficulté de trésorerie.

Quels que soit votre régime fiscal, vous aurez de toute manière des obligations comptables, fiscales et sociales :

• une déclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle ou annuelle),
• diverses déclarations (CVAE, taxe d’apprentissage, formation professionnelle…),
• fiches de paie et déclaration des charges sociales,
• l’établissement des comptes annuels,
• la tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle (clôture des comptes),
• etc.

Pour vous aider à y voir plus claire, et à ne pas s’y prendre à la dernière minute, n’hésitez pas à positionner les différentes échéances dans un retro planning, et par exercice comptable.

Tout document émis ou reçu par votre entreprise doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien ne vous empêche de l'archiver plus longtemps, et sauf s'il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l'administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent.

Vous avez les délais de conservation en fonction du type de documents :

• Document civil et commercial (contrats, conventions, document bancaire, déclaration douane, police d’assurance, etc.), avec une durée variant de 2 à 30 ans.
• Les pièces comptables (livres, registre comptable, bons de commande, de livraison, factures clients et fournisseurs, etc.), valable 10 ans.
• Documents fiscaux (IR, IS, BIC, BNC, CFE, CVAE, etc.), valable 6 ans.
• Documents social pour une société commerciale (statuts d'une société, compte annuel, registre de titres nominatifs, etc.), avec une durée moyenne de 5 à 10 ans.
• Gestion du personnel (bulletin de paie, contrats de travail, contrôle du CHSCT, déclaration d'accident du travail, etc.), avec une durée moyenne d’un à 5 ans.

Pour en savoir plus

Il est important de connaître en détail votre coût de revient et s’assurer que la marge soit suffisante pour couvrir vos charges externes. Cela vous permettra d’avoir une négociation plus fluide avec vos fournisseurs, et de ne pas vendre à perte avec vos clients.

Un quiproquo avec votre fournisseur, un encaissement accidentel de votre chèque, un défaut de trésorerie peut se présenter très vite…Et cela peut faire mal au portefeuille !  A vous d’être vigilant sur les relances en organisant un échéancier.

Il est recommandé de vous présenter auprès du référent comptable chez le client et fournisseur, dans le but de fluidifier la relation, notamment lors des relances et réception facture.

Le rôle de l’expert-comptable n’est pas seulement de vous fournir un bilan en fin d’année (trop tard pour l’entreprise). Cela serait trop réducteur ! Considérez-le plutôt comme un partenaire privilégié de votre business.

Le recours à un expert-comptable vous permettra de :

• d’établir vos comptes annuels,
• vérifier la tenue de votre comptabilité,
• sécuriser les opérations comptables et fiscales,
• de lui demander conseil sur votre activité.

N’hésitez pas à visiter le site de l’ordre des experts-comptables.