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Bpifrance Création

Préparez-vous à réussir votre création d’entreprise

Quelles sont les règles de bonne gestion à appliquer ?

Savoir gérer votre entreprise n’est pas la tâche la plus stimulante, mais c’est essentiel si vous souhaitez sa pérennité. Elle n’est pas facultative, bien au contraire, plutôt indispensable pour tout dirigeant d’entreprise !

Toute entreprise suit des règles qui lui sont spécifiques, vous trouverez nos conseils ci-dessous.

Les obligations comptables au démarrage d’activité

Pour une société, vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel et séparer vos affaires privées. Attention aux abus de biens sociaux : vos dépenses privées sont payées par votre compte privé, et les dépenses professionnelles par le compte de votre entreprise.

Si vous êtes en microentreprise, l’ouverture d’un compte (courant) dédié à vos activités professionnelles suffira.

Etre acteur de sa propre gestion d’entreprise vous permettra :

  • de comprendre son fonctionnement,
  • d’éviter les difficultés,
  • d’anticiper de nombreux tracas. 

Le choix d’un outil comptable

Plusieurs solutions existent pour vous aider à tenir votre comptabilité, en passant par Excel (moins recommandé mais pratique dans une premier temps), les logiciels de comptabilité et les solutions en ligne… Cela vous permet d’automatiser votre comptabilité, et vous y verrez plus clair.

A vous de choisir l’outil pratique qui correspond au mieux à vos besoins. Cela vous aidera à gagner du temps (sur les bonnes pratiques), et de l’argent. Vous pouvez solliciter votre expert-comptable sur le choix du logiciel de comptabilité.

Par exemple, si vous êtes commerçant il y a des logiciels spécifiques à votre activité : logiciel de caisse, facturation, de paie…

La tenue de votre comptabilité

La comptabilité doit être mise à jour régulièrement, en fonction de la nature et l’importance de votre activité. Il ne vous est pas recommandé de faire l’impasse dessus, bien au contraire, à vous de déterminer un créneau précis pour répondre à vos obligations fiscales : dans la journée, la semaine, le mois, le trimestre…

Cela vous permettra de parler le même langage que votre expert-comptable. Manipulez vous-même les factures vous aidera à comprendre le fonctionnement de la comptabilité, et les enjeux.

Elle vous permet d’analyser les performances de l’activité, préparer vos prévisions budgétaires, et anticiper toute difficulté de trésorerie.

Etablir un calendrier de dates butoirs

Quels que soient votre régime fiscal, vous aurez de toute manière des obligations comptables, fiscales et sociales :

  • une déclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle ou annuelle),
  • diverses déclarations (CVAE, taxe d’apprentissage, formation professionnelle…),
  • fiches de paie et déclaration des charges sociales,
  • l’établissement des comptes annuels,
  • la tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle (clôture des comptes),
  • etc.

Pour vous aider à y voir plus claire, et à ne pas s’y prendre à la dernière minute, n’hésitez pas à positionner les différentes échéances dans un retro planning, et par exercice comptable.

La conservation de vos documents comptables

Tout document émis ou reçu par votre entreprise doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien ne vous empêche de l'archiver plus longtemps, et sauf s'il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l'administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent.

Vous avez les délais de conservation en fonction du type de documents :

  • Document civil et commercial (contrats, conventions, document bancaire, déclaration douane, police d’assurance, etc.), avec une durée moyenne de 2 à 30 ans.
  • Les pièces comptables (livre, registre comptable, bon de commande, de livraison, facture client et fournisseur, etc.), valable 10 ans.
  • Documents fiscaux (IR, IS, BIC, BNC, CFE, CVAE, etc.), valable 6 ans.
  • Documents social pour une société commerciale (statuts d'une société, compte annuel, registre de titres nominatifs, etc.), avec une durée moyenne de 5 à 10 ans
  • Gestion du personnel (bulletin de paie, contrats de travail, contrôle du CHSCT, déclaration d'accident du travail, etc.), avec une durée moyenne d’un à 5 ans.

Pour en savoir plus

Maîtrise de vos coûts de revient et délais

Il est important de connaître en détail votre coût de revient et s’assurer que la marge soit suffisante pour couvrir vos charges externes. Cela vous permettra d’avoir une négociation plus fluide avec vos fournisseurs, et de ne pas vendre à perte avec vos clients.

Un quiproquo avec votre fournisseur, un encaissement accidentel de votre chèque, un défaut de trésorerie peut se présenter très vite…Et cela peut faire mal au portefeuille !  A vous d’être vigilant sur les relances en organisant un échéancier.

Il est recommandé de vous présenter auprès du référent comptable chez le client et fournisseur, dans le but de fluidifier la relation et notamment lors des relances et réception facture.

Trouvez votre expert-comptable

Le rôle de l’expert-comptable n’est pas seulement de vous fournir un bilan en fin d’année (trop tard pour l’entreprise). Cela serait trop réducteur ! Considéré le plutôt comme un partenaire privilégié de votre entreprise.

Le recours à un expert-comptable vous permettra de :

  • d’établir vos comptes annuels,
  • vérifier la tenue de votre comptabilité,
  • sécuriser les opérations comptables et fiscales,
  • de lui demander conseil sur votre activité.

N’hésitez pas à visiter le site de l’ordre des experts-comptables.

juillet 2018