Quelles sont les règles de bonne gestion à appliquer ?

Si l'ouverture d'un compte bancaire professionnel permet de séparer vos opérations commerciales et privées afin d'éviter toute confusion fiscale et comptable et d'avoir accès à des services réservés aux professionnels, toutes les entreprises n'ont pas l'obligation d'ouvrir un compte bancaire professionnel. L’ouverture d’un compte bancaire professionnel peut être obligatoire ou facultative selon le statut de l'entreprise.

• Pour une société, vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel dès les formalités de création de l'entreprise, afin de déposer le capital social et obtenir le certificat de dépôt de fonds. 

Une banque peut vous refuser l’ouverture d’un compte bancaire professionnel sans avoir l'obligation de motiver son refus. 
Vous pouvez cependant vous tourner vers la Banque de France pour demander à bénéficier de la procédure du droit au compte.

• Pour une entreprise individuelle, le compte bancaire professionnel est facultatif en l'absence de dépôt de capital social. Cependant, la loi PACTE du 22 mai 2019, impose aux travailleurs indépendants (et aux micro-entrepreneurs) l'obligation de créer un compte dédié à l'activité de leur entreprise si leur chiffre d'affaires a dépassé pendant 2 années civiles consécutives un montant de 10 000 €.

Être acteur de sa propre gestion d’entreprise vous permettra :

• de comprendre son fonctionnement,
• d’éviter les difficultés,
• d’anticiper de nombreux tracas. 

Plusieurs solutions existent pour vous aider à tenir votre comptabilité.

Vous pouvez utiliser :

• un simple tableau Excel (moins recommandé mais pratique dans un premier temps),
• un logiciel de comptabilité,
• des solutions en ligne, etc.

Qu'il soit gratuit ou payant, il est néanmoins judicieux d’opter pour un outil intégrant des fonctionnalités telles que la comptabilité analytique, la gestion des règlements client et des fournisseurs, les déclarations de TVA et la gestion de la liasse fiscale.

De la même manière qu’une bonne gestion d’entreprise, une bonne gestion des comptes garantit la rentabilité de l’entreprise et donne la possibilité de prendre les meilleures décisions à court ou à long terme.

A vous de choisir l’outil pratique qui correspond au mieux à vos besoins. Par exemple, un commerçant optera pour des outils spécifiques à son activité : logiciel de caisse, gestion de stocks, édition de factures, etc...

N'hésitez pas à solliciter votre expert-comptable sur le choix d'un logiciel de comptabilité.

Votre comptabilité doit être mise à jour régulièrement, selon la nature de votre activité.
Fixez-vous un créneau dédié : quotidien, hebdomadaire, mensuel…

• Manipuler vous-même vos factures vous permet :
• de mieux comprendre la logique comptable,
• d’échanger plus facilement avec votre expert-comptable,
• d’analyser les performances de votre activité,
• de préparer sereinement vos prévisions budgétaires,
• d’anticiper en amont les tensions de trésorerie.
   

Quels que soit votre régime fiscal, vous aurez des obligations comptables, fiscales et sociales :

• une déclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle ou annuelle),
• diverses déclarations (CVAE, taxe d’apprentissage, formation professionnelle, etc. ),
• fiches de paie et charges sociales,
• l’établissement des comptes annuels,
• la tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle (clôture des comptes),
• etc.

Pour éviter les oublis, positionnez ces échéances dans un rétroplanning par exercice comptable.

De nombreux outils permettent d’automatiser les rappels et alertes d’échéances pour éviter les retards (applications comptables ou ERP simplifiés).

Tous les documents émis ou reçus doivent être conservés pendant une durée minimale. Ces durées varient selon la nature du document :

• Document civil et commercial (contrats, conventions, document bancaire, déclaration douane, police d’assurance, etc.), avec une durée variant de 2 à 30 ans.
• Les pièces comptables (livres, registre comptable, bons de commande, de livraison, factures clients et fournisseurs, etc.), valable 10 ans.
• Documents fiscaux (IR, IS, BIC, BNC, CFE, CVAE, etc.), valable 6 ans.
• Documents social pour une société commerciale (statuts d'une société, compte annuel, registre de titres nominatifs, etc.), avec une durée moyenne de 5 à 10 ans.
• Gestion du personnel (bulletin de paie, contrats de travail, contrôle du CHSCT, déclaration d'accident du travail, etc.), avec une durée moyenne d’un à 5 ans.

Pour en savoir plus

Connaître précisément votre coût de revient est essentiel pour :

• négocier avec vos fournisseurs,
• définir une tarification cohérente,
• éviter de vendre à perte,
• ajuster votre marge.

Un simple retard de paiement, une erreur de facturation ou un défaut de trésorerie peut fragiliser votre entreprise. Mettez en place un échéancier de règlements pour anticiper les encaissements et décaissements.

Il est recommandé d’identifier un contact comptable chez vos clients et fournisseurs pour fluidifier les échanges, notamment en cas de relance.

Le rôle de l’expert-comptable ne se limite pas à établir un bilan annuel. C’est un partenaire stratégique.

Le recours à un expert-comptable vous permettra :

• d’établir vos comptes annuels,
• de vérifier la tenue de votre comptabilité,
• de sécuriser les opérations comptables et fiscales,
• de vous conseiller sur vos choix de gestion.

N’hésitez pas à visiter le site de l’ordre des experts-comptables.