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Selon leur activité, leur forme juridique et la présence ou non de salariés, les entreprises doivent tenir et conserver différents registres obligatoires. Ces documents permettent d'assurer le respect des obligations légales en matière sociale, comptable, sociétaire, de santé et sécurité au travail ou encore de protection des données personnelles. Quels sont les principaux registres à tenir et quelles entreprises sont concernées ?
En résumé
- Toute entreprise est tenue de conserver un certain nombre de registres obligatoires selon sa forme juridique, son activité et la présence de salariés.
- Les obligations documentaires varient selon la nature de l'activité : comptabilité, droit du travail, droit des sociétés, protection des données personnelles, santé et sécurité au travail.
- Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel et un Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). D’autres registres spécifiques sont prévus.
- En matière de droit des sociétés, la société doit tenir un registre des mouvements de titres, feuilles de présence aux assemblées générales, registre des décisions de l'associé unique (EURL / SASU) ou des assemblées (SA / SAS / SARL).
- Toute entreprise traitant des données personnelles doit tenir un registre des activités de traitement au titre du RGPD, sous réserve de certaines exceptions.
Livres comptables
Les livres comptables doivent être tenus sans altération, ni rature, ni blanc. En cas d'erreur, il est interdit de gommer ou de barrer : il faut contrepasser l'écriture ou opérer une comptabilisation en négatif.
Registre | Définition | Entreprises concernées |
Le livre-journal
| Il enregistre, de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour et sans blanc ni altération d'aucune sorte. Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante. Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique, à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. | Obligatoire pour :
Conseillé pour les autres. Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre-journal mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
Le grand livre
| Il reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal. Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique par le livre-journal. Il n'est soumis à aucune forme particulière. | Obligatoire pour les commerçants et les sociétés soumises à une comptabilité commerciale. |
| Le livre Inventaire | L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif de l'entreprise. Il doit préciser leur quantité et leur valeur à la date d'inventaire. Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) y sont transcrits chaque année, sauf s'ils sont obligatoirement publiés au greffe. Ces données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire qui doit être tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte. Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. | Le livre d'inventaire n'est plus un livre comptable obligatoire depuis le 1er janvier 2016. En revanche, l'obligation de réaliser un inventaire annuel des actifs et passifs demeure pleinement applicable. Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre d'inventaire mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
Les livres auxiliaires
| Le livre-journal et le grand livre peuvent être détaillés en autant de livres auxiliaires exigés par l'activité : livre de caisse, des achats, de vente, de banque, de chèques postaux, des effets à recevoir, des effets à payer, etc. | Facultatif pour toutes les entreprises (selon les besoins de leur activité).
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Le livre des recettes
| Il enregistre chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues en distinguant les règlements en espèces des autres règlements, et en indiquant les références des pièces justificatives. Depuis le décret du 31 octobre 2019 il est possible d’avoir un livre de recettes dématérialisé. | Obligatoire pour : - les entreprises soumises au régime fiscal de la micro-entreprise Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre des recettes mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
Le registre des achats
| Il récapitule par année le détail des achats (appuyé des factures et autres pièces justificatives) en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. | Obligatoire pour les entreprises soumises au régime fiscal micro-BIC, et exerçant une activité consistant à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir le logement. Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de registre des achats mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
| Le registre des immobilisations et des amortissements | Il comporte : - la date d'acquisition ou de création et le prix de revient des éléments d'actif affectés à l'exercice de la profession, - le montant des amortissements effectués sur ces éléments, - le prix et la date de cession de ces éléments. Ce livre n'est soumis à aucune forme particulière. | Obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée. Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de registre des immobilisations et des amortissements mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
Principaux registres du droit du travail
Les registres du droit du travail doivent être tenus par ordre de dates, "sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles".
Ils peuvent être tenus sur support papier ou informatique. Des garanties de contrôle doivent être prévues : accès aux fichiers, disponibilité des informations, etc.
A noter :
- selon l'activité et le nombre de salariés de l'entreprise, d'autres registres sont susceptibles d'être mis en place : registre de comptabilité relatif au travail à domicile, registre des accidents du travail bénins, registre des questions du CSE, registre des repos hebdomadaires particuliers, registre des exercices Incendie, etc.
- Le livre de paie n'est plus obligatoire,. Toutefois, l'employeur doit conserver les bulletins de salaires sous format papier ou électronique pendant 5 ans au moins.
Registre | Définition | Entreprises concernées |
| Le registre unique du personnel | Quel que soit l'effectif de l'entreprise, il doit être tenu à jour dans chaque établissement (et non au siège). Les stagiaires doivent figurer dans une partie spécifique du registre. | Tous les employeurs. L'amende encourue est une contravention de 4e classe appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés par l'infraction. |
| Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) | Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des travailleurs, des membres de la délégation du personnel au CSE, des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans lorsque l'entreprise compte au moins 11 salariés, en cas de modification des conditions de travail, ou à l’apparition d'informations supplémentaires concernant le DUERP. | Tous les employeurs
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Registres imposés par le droit des sociétés
Registre | Définition | Entreprises concernées |
Les feuilles de présence aux assemblées générales
| Elles doivent être établies lors de chaque assemblée générale et émargées par les actionnaires présents et les mandataires. Contenu : - les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun d'eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ceux-ci ; | Obligatoire pour les SA Conseillé pour les autres sociétés. La non-tenue de la feuille de présence aux assemblées générales n'est pas sanctionnée mais les faux et usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
Le registre spécial des procès-verbaux d'assemblées générales
| Un procès-verbal doit être établi après chaque assemblée générale. Ces PV doivent être établis sur ce registre, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal, ou par le maire de la commune du siège social. Pour les SARL ou SAS, il est obligatoire de tenir et de conserver des procès-verbaux des assemblées générales soit sur des feuillets mobiles numérotées, cotées et paraphées soit sur un registre d’assemblée répondant aux mêmes exigences. | Obligatoire dans les SA Recommandé dans les autres structures. Le fait de ne pas tenir le registre n’est pas sanctionné mais les faux et usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
| Le registre des décisions de l'associé unique | Les décisions prises par un associé unique doivent être consignées dans ce registre. Ce registre peut être tenu de manière électronique si les statuts le prévoient. | Obligatoire pour les EURL et les SASU |
| Le registre de présence aux conseils | Il doit être signé par les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance participant à chaque séance du conseil. Il y est mentionné le nom des administrateurs ou membres du conseil de surveillance qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication. | Obligatoire pour les SA |
| Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil | A l'issue de chaque réunion du conseil d'administration, est établi un procès-verbal, qui doit être signé par le président de séance et un administrateur au moins. Contenu : Attention, le registre de présence aux conseils et celui des procès-verbaux de conseil doivent être distincts. | Obligatoire pour les SA. Le fait de ne pas tenir le registre n’est pas sanctionné mais les faux et usage de faux sont sanctionnés pénalement. |
| Le registre des mouvements de titres | Dans le cadre du régime simplifié de la tenue des comptes, il constate, par ordre chronologique, les changements dans la propriété des titres et éventuellement des nantissements des titres. Le registre peut être tenu sur support papier ou de manière électronique via un dispositif d'enregistrement électronique partagé. Le registre peut être paraphé par le greffe du tribunal de commerce | Obligatoire pour les SA qui ne dépassent pas 100 actionnaires (régime simplifié) et les SAS |
Autres registres
Registre
| Définition | Entreprises concernées |
|---|---|---|
Registre des activités de traitement des données personnelles
| Permet le recensement de tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc. Le registre doit contenir les informations suivantes : - Nom et coordonnées du responsable du traitement des données Le registre peut être tenu sous forme papier ou de manière électronique. | Toutes les entreprises concernées par le traitement de données
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Pour en savoir plus, consultez la fiche dédiée sur le site de notre partenaire Entreprendre Service Public.
Textes de référence
- Article R123-172 et suivants du Code de commerce
- Article R123-203 à D123-208 du Code de commerce
- Article 99 du Code général des impôts
- Article 283, 3°, al. 2 du Code général des impôts
Article 1743 du Code général des impôts
- Articles L1221-13 à L1221-15-1 du Code du travail
- Articles R4121-1 à R4121-4 du Code du travail
- Article R4741-1 du Code du travail
Article L2317-1 du Code du travail
- Articles L223-1 à L223-43 du Code de commerce
- Articles L227-1 à L227-20 du Code de commerce
- Article R223-24 du Code de commerce
- Article R225-20 du Code de commerce
- Article R225-47 du Code de commerce
- Article R225-49 du Code de commerce
- Article R228-8 du Code de commerce
Articles 441-1 à 441-12 du Code pénal
- Article 30 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) — Registre des activités de traitement des données personnelles
- Site de la Cnil
