Registres obligatoires

 
Registre
 

Définition

Entreprises concernées

Le livre-journal

Il enregistre, de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour et sans blanc ni altération d'aucune sorte.

Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante.

Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce.

Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique, à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Obligatoire pour :
- les commerçants, industriels et artisans  soumis à un régime réel d'imposition,
- les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.),
- les professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée
Précision :
. Les professionnels libéraux doivent en outre y préciser l'identité de leur client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires

Conseillé pour les autres.

Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre journal mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Le grand livre

Il reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal.

Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique par le livre-journal.

Il n'est soumis à aucune forme particulière.

Obligatoire pour :
- les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d'imposition,
- les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.).

Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de grand livre mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Le livre Inventaire

L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif de l'entreprise. Il doit préciser leur quantité et leur valeur à la date d'inventaire.
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) y sont transcrits chaque année, sauf s'ils sont obligatoirement publiés au greffe.

Ces données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire qui doit être tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte.

Il peut être coté et paraphé  par le greffe du tribunal de commerce.

Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Obligatoire pour les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d'imposition,
Facultatif mais fortement recommandé pour les sociétés commerciales (EURL, SARL, SAS, SASU etc.).

Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre d'inventaire mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Les livres auxiliaires

Le livre-journal et le grand livre peuvent être détaillés en autant de livres auxiliaires exigés par l'activité : livre de caisse, des achats, de vente, de banque, de chèques postaux, des effets à recevoir, des effets à payer, etc.

Facultatif pour toutes les entreprises (selon les besoins de leur activité).

Le livre des recettes

Il enregistre chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues en distinguant les règlements en espèces des autres règlements, et en indiquant les références des pièces justificatives.

Il doit comporter des pages numérotées et être tenu sans blanc ni rature.

A noter : les recettes correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers peuvent être inscrites globalement à la fin de chaque journée lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 €.

Depuis le décret du 31 octobre 2019 il est possible d’avoir un livre de recettes dématérialisé.

Obligatoire pour :

- les entreprises soumises au régime fiscal de la micro-entreprise
- les professionnels libéraux relevant du régime déclaratif spécial ("micro-BNC")
Précision : ces professionnels libéraux doivent en outre y indiquer l'identité de leur client, le montant, la date et la forme du versement des honoraires.

Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre des recettes mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Le registre des achats

Il récapitule par année le détail des achats (appuyé des factures et autres pièces justificatives) en distinguant les règlements en espèces des autres règlements.

Obligatoire pour les entreprises soumises au régime fiscal micro-BIC, et exerçant une activité consistant à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir le logement.

Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de registre des achats mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Le registre des immobilisations et des amortissements

Il comporte :
- la date d'acquisition ou de création et le prix de revient des éléments d'actif affectés à l'exercice de la profession,
- le montant des amortissements effectués sur ces éléments,
- le prix et la date de cession de ces éléments.

Ce livre n'est soumis à aucune forme particulière.

Obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée.

Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de registre des immobilisations et des amortissements mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement.

Registre

Définition 
 

Entreprises concernées

Le registre unique du personnel

Quel que soit l'effectif de l'entreprise, il doit être tenu à jour dans chaque établissement (et non au siège).
Les noms et prénoms de tous les salariés doivent y être inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile.
Des indications complémentaires telles que la nationalité du salarié, sa date de naissance, son emploi, sa qualification, ses dates d'entrée et de sortie de l'établissement, le type de contrat (temps partiel CDD, apprenti, temporaire, stage, etc.) doivent également y figurer.

Tous les employeurs

Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des travailleurs, des membres de la délégation du personnel au CSE, des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans lorsque l'entreprise compte au moins 11 salariés, en cas de modification des conditions de travail, ou à l’apparition d'informations supplémentaires concernant le DUERP.

Tous les employeurs

Registre

Définition

Entreprises concernées
 

Les feuilles de présence aux assemblées générales

Elles doivent être établies lors de chaque assemblée générale et émargées par les actionnaires présents et les mandataires.

Contenu :
- les nom, prénom, domicile de chaque mandataire, le nombre de droits sociaux de ses mandants et le nombre de voix attaché à ces droits,
- les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun d'eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ceux-ci.

Obligatoire pour les SA

Conseillé pour les autres sociétés

Le registre spécial des procès-verbaux d'assemblées générales

Un procès-verbal doit être établi après chaque assemblée générale.

Il doit être signé dans la SA par les membres du bureau.

Contenu :
- la date et le lieu de la réunion
- les noms et prénoms du président de séance,
- les nom, prénom des associés présents et représentés, et le nombre de parts sociales détenues par chacun d'eux ou le nombre d'actions participants au vote
- les documents et rapports soumis à l'assemblée,
- un résumé des débats
- les textes des résolutions mises en voix et le résultat des votes,
- etc.

Ces PV doivent être établis sur ce registre, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d'instance, ou par le maire de la commune du siège social.

Pour les SARL ou SAS, il est obligatoire de tenir et de conserver des procès-verbaux des assemblées générales soit sur des feuillets mobiles numérotées, cotées et paraphées soit sur un registre d’assemblée répondant aux mêmes exigences.

Obligatoire dans les SA

Recommandé dans les autres structures

A l'issue de chaque réunion du conseil d'administration, est établi un procès-verbal, qui doit être signé par le président de séance et un administrateur au moins.

Contenu :
- les noms des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents
- la présence ou l'absence de personnes convoquées à la réunion du conseil
- l'objet de la réunion, le résumé des débats, le texte des résolutions.
Ces PV doivent être établis sur ce registre, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d'instance, ou  par le maire de la commune du siège social. 

Attention, le registre de présence aux conseils et celui des procès-verbaux de conseil doivent être distincts.

Registre des activités de traitement des données personnelles

Permet le recensement de tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.

Le registre doit contenir les informations suivantes :

- Nom et coordonnées du responsable du traitement des données
- Si l'entreprise dispose d'un délégué à la protection des données  : Nom et coordonnées
- Si l'entreprise dispose d'un responsable conjoint du traitement : Nom et coordonnées
- Si l'entreprise dispose d'un représentant du responsable du traitement : Nom et coordonnées
- Finalités du traitement
- Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
- Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiqués (y compris destinataires situés Hors union européenne et les organisations internationales)
- En cas de transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale : le transfert, l'identification du pays tiers ou de l'organisation internationale, document attestant l'existence de garanties appropriées
- Description générale des mesures techniques et organisationnelles (dans la mesure du possible)

Le registre peut être tenu sous forme papier ou de manière électronique.

Toutes les entreprises concernées par le traitement de données