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Back-office : sortir des solutions artisanales de gestion

Avril 2022

Le back-office reste-t-il encore "artisanal" dans beaucoup d’entreprises ? 

Benoît Nachbauer : Quand elles se lancent, les TPE ont souvent recours à Excel pour faire leurs factures et devis, ou à des logiciels disponibles gratuitement pour assurer leur gestion. Des systèmes qui atteignent vite leurs limites quand l’entreprise grandit, doit gérer plus de stocks, de personnel. Au-delà de 5 ou 6 employés, il devient nécessaire de passer à une solution qui apporte la structure nécessaire pour une croissance solide, sans pour autant se transformer en carcan rigide. Voilà pourquoi il faut un logiciel ERP* efficace. C’est pourquoi nous recommandons de commencer directement avec le bon outil plutôt que d’avoir des frais de migration. 

*Enterprise Ressource Planning ou PGI (Progiciel de Gestion intégré)

Concrètement, ça sert à quoi ? 

Benoît Nachbauer : A tout ou presque ! Un logiciel de gestion permet d’automatiser les fonctions et de créer un workflow, c’est-à-dire des réactions en chaîne. Prenons un site de e-commerce. Dès qu’une commande est passée, le stock est ajusté et, sous certains seuils, la demande de réassort est faite automatiquement. Cela permet aussi de générer des devis et des factures, gérer les congés, établir une CVthèque et des annonces de recrutement, ou même d’organiser un site internet. En fait, il s’agit d’un outil indispensable à la bonne marche de l’entreprise, qui crée du lien entre des fonctions parfois gérées de manière trop indépendante.

Organiser son back-office, c’est aussi supprimer tout un panel de risques…

Benoît Nachbauer : Exactement. Savez-vous qu’une facture sous Excel est illégale depuis la loi anti-fraude à la TVA ? A ce risque juridique s’ajoutent les risques financiers. Un logiciel de gestion permet par exemple de créer des demandes d’autorisation pour les dépenses des employés, à partir d’un certain montant. Cela limite également le risque humain, comme une faute de frappe qui entraîne la commande de 10 000 stylos. Cela se répercute directement sur la croissance de l’entreprise. Il y a moins d’erreurs, les commandes peuvent être assurées sans rupture et chacun peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment mettre en place un logiciel de gestion du back-office de manière efficace ? 

Benoît Nachbauer : Avec Odoo, les modules peuvent s’ajouter au fur et à mesure selon les besoins, c’est très pratique. Je dirais toutefois que l’essentiel est dans la préparation. Il faut préparer les équipes au changement en amont, puis les former à l’outil. Il est aussi essentiel de bien établir son cahier des charges, quitte à se faire accompagner dans sa réalisation. De trop nombreuses entreprises lancent des projets et découvrent au fur et à mesure de l’avancement leurs besoins réels. Il peut en résulter des dérapages budgétaires conséquents.  

Ensuite, pour des questions de sécurité, il est nécessaire de faire toutes les mises à jour demandées par le logiciel. C’est assez complexe donc, là encore, mieux vaut faire appel à un professionnel si la fonction n’existe pas en interne plutôt que de bricoler. Tout pourrait être perdu à la mise à jour suivante. Je pense aussi qu’une entreprise a tout intérêt à s’appuyer sur les fonctions proposées par le logiciel pour se structurer, car elles ont été conçues pour éliminer les risques et accompagner la croissance.