Factures : quelles sont vos obligations ?

La facture est un document qui comporte le détail des prestations réalisées ou des marchandises vendues (quantité, qualité, prix, etc.). Elle se distingue en cela du devis qui est un document remis en amont et qui a valeur de proposition commerciale.

La facture est un document de nature comptable et commerciale : sa valeur juridique est donc importante.

Elle peut avoir plusieurs noms : « note » (lorsqu’elle est émise au profit d’un particulier), « quittance » (lorsqu’elle est émise après le paiement), « note d’honoraires » (lorsqu’elle est émise par un professionnel libéral), etc.

Focus sur la facture d’acompte

L’acompte est un versement effectué par le client avant la livraison du bien ou la réalisation de la prestation de services, et qui correspond à une fraction du prix convenu.

Il est d’usage de verser un acompte lorsque le montant total du devis est élevé ou lorsque la prestation de services commandée va s’étendre sur une période relativement longue. 

A cette occasion, il est émis une facture d’acompte destiné à tracer en comptabilité le versement effectué.

Focus sur la facture d'avoir

L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :

• suite à un événement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de marchandises),
• suite à une erreur sur la facture (ex: trop-perçu),
• pour accorder une remise ou un rabais (ex: geste commercial accordé à un client mécontent),
• ou lorsque le client se voit accorder un escompte en effectuant un paiement anticipé.

Dans ces différentes situations, le fournisseur doit établir une facture d'avoir. Cette facture doit comporter :

• la mention " avoir ",
• les références de la facture initiale,
• le montant HT de la remise consentie à l'acheteur,
• le montant de la TVA correspondante.

Focus sur la facture pro forma

La facture pro forma est un document provisoire sans valeur comptable tenant lieu d'offre commerciale, établi le plus souvent à la demande de l'acheteur. 

Seule la facture définitive a une valeur probatoire.

La facture a plusieurs fonctions :

• fonction fiscale : elle sert de support à l'exercice des droits en matière de TVA (collecte et déduction) ;
• fonction comptable : la facture constitue aussi un justificatif comptable et sert à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise ;
• fonction juridique : elle prouve que la marchandise a été vendue ou la prestation réalisée. Elle permet aussi au vendeur de réclamer les sommes qui lui sont dues ; 
• fonction commerciale : la facture contient le détail des prestations réalisées ou des marchandises vendues, notamment le prix convenu.

Le plus souvent, la facture est émise par l’entreprise qui commercialise le bien ou réalise la prestation de services. 

Plus rarement, elle va être émise par le représentant fiscal de l’entreprise. Cela pourra être le cas lorsque l’entreprise prestataire ou vendeuse est établie en dehors de l’Union européenne. 

Elle pourra également être émise par un tiers titulaire d’un mandat de facturation émis par l’entreprise vendeuse ou prestataire.
 

Si d’un point de vue strictement juridique, la facturation est importante, est-elle pour autant obligatoire ? La réponse à cette question dépend de la nature du client (particulier ou professionnel) de l’entreprise.

Si le client de l’entreprise est un professionnel

Dès l'instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l'émission d'une facture est obligatoire.  Elle devra être émise en double exemplaire si elle est transmise sur support papier.

Cette facture doit généralement être délivrée au moment de la livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services. L'acheteur est d'ailleurs tenu de la réclamer.

Si le client de l’entreprise est un particulier

Pour les ventes de marchandises, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants :

• à la demande du client,
• pour les ventes à distance,
• ou pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur. Attention, depuis le 1^er août 2023 et sauf exceptions, les tickets de caisse ne sont plus systématiquement imprimés. Le client qui le souhaite devra donc en faire la demande. Le professionnel pourra également lui transmettre le ticket de caisse par voie électronique.

Pour les prestations de services , il est obligatoire d'établir une note :

• dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
• si le client le demande,
• ou pour certains travaux immobiliers.

Cette note doit être établie en double exemplaire, l'original étant remis au client.

Elle doit contenir certaines mentions obligatoires :

• date de rédaction de la note,
• nom et adresse de l'entreprise,
• nom du client, sauf opposition de sa part,
• date et lieu d'exécution de la prestation,
• décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation fournie,
• somme totale à payer.

Les factures émises par les entreprises doivent en effet respecter un certain formalisme.

Facture papier ou facture électronique ?

Actuellement, les factures peuvent être émises sous format papier ou électronique. 

Au regard de la réglementation fiscale, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit.

Par conséquent :

• une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique n’est pas une facture électronique, mais une facture papier ;
• une facture créée sous forme électronique puis envoyée et reçue sous format papier n’est pas une facture électronique.

Quel que soit le format choisi, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.

Pour cela, l’entreprise peut :

• mettre en place des contrôles établissant une piste d'audit fiable (PAF) entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement ;
• utiliser une signature électronique « qualifiée », c’est-à-dire une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature ;
• émettre des factures sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque ;
• utiliser la procédure de cachet électronique qualifié.

La facturation électronique : c’est pour bientôt !

Depuis le 1^er janvier 2020, l'obligation de facturation électronique est généralisée pour toutes les entreprises répondant à des marchés publics. Le système de facturation électronique va prochainement être étendu aux transactions interentreprises. Il ne sera donc plus possible d’utiliser le papier dans les relations « business to business » ou « B2B ».

En savoir plus sur la facturation électronique

Des mentions obligatoires 

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'amende, à savoir :

• le nom des parties, ainsi que leur adresse et leur adresse de facturation si elle est différente, 
• le numéro SIREN de l’entreprise, 
• la date de la vente ou de la prestation de services, 
• la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
• la date à laquelle le règlement doit intervenir,
• tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération,
• les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente,
• le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement,
• le numéro de bon de commande, le cas échéant,
• le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture). Ce numéro doit figurer sur chaque page si la facture en comporte plusieurs),
• la date d'émission de la facture,
• le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l'Union Européenne, et du client professionnel (sauf exceptions),
• la répartition selon le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « TVA non applicable, art. 293B du CGI » pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA (généralement les micro-entreprises),
• la date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture,
• lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : "Autoliquidation",
• lorsque l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention : "Autofacturation",
• lorsque l'assujetti applique un régime particulier, la mention de ce régime particulier : par exemple, "Régime particulier-Agences de voyages".

Attention : dès le 1^er septembre 2026 (pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire) et dès le 1^er septembre 2027 (pour les plus petites structures), 4 nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures :

• le numéro SIREN du client, le cas échéant,
• l'adresse de livraison des biens si elle est différente de l'adresse du client,
• l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations,
• lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d'après les débits, la mention : “ Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ”.

Enfin, précisons que dans certaines situations, des mentions supplémentaires sont requises. Ainsi :

• lorsque l’activité est exercée dans le cadre d’une entreprise individuelle (EI), le nom ou nom d'usage du dirigeant, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, précédés ou suivis de la mention "entreprise individuelle" ou bien du sigle EI,
• pour l'artisan du bâtiment soumis à obligation d'assurance professionnelle décennale, les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
• la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée, 
• la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
• la qualité de franchisé,
• la qualité de titulaire d'un Cape (Contrat d'appui au projet d'entreprise), ainsi que les dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat,
• le cas échéant, la mention "membre d'un assujetti unique" accompagnée du nom, de l’adresse et du numéro d'identification à la TVA de ce membre,
• etc.

Comme évoqué plus haut, certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation. Tel est le cas, par exemple, de l’hôtellerie, de la restauration, des auto-écoles, des entreprises de déménagement, etc.

Vérifiez la réglementation applicable à certaines de ces activités

Les sanctions 

L'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à différente sanctions.

La règlementation économique (article L441-9 du Code de commerce) prévoit que tout manquement aux règles de facturation peut entraîner l’application d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de réitération du manquement dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive.

Quant à la réglementation fiscale (article 1737 du Code général des impôts), elle prévoit :

• une amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents en tenant lieu. L'amende par facture ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.
• sauf exception, une amende égale à 50 % du montant :
  • des sommes versées ou reçues, en cas de travestissement ou de dissimulation de l'identité ou l'adresse des fournisseurs ou des clients, des éléments d'identification ou d’acceptation de l'utilisation d'une identité fictive ou d'un prête-nom ;
  • de la facture, en cas de délivrance d’une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de service réelle ;
  • de la transaction, pour l’absence de délivrance d’une facture et de comptabilisation de la transaction. Le client professionnel est solidairement tenu au paiement de cette amende, qui ne peut excéder 375 000 € par exercice. Toutefois, lorsque la transaction a été comptabilisée, l'amende est réduite à 5 % et ne peut excéder 37 500 € par exercice.
     

La réglementation fiscale (article L102 B du Livre des procédures fiscales) précise que les documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

La réglementation économique (article L441-9 du Code de commerce) s’aligne sur cette durée de conservation. 

Toutefois, la loi prévoit également que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).

Par conséquent, il est conseillé de conserver les factures pendant 10 ans.

Les factures peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique. Il est à noter que depuis le 30 mars 2017, les professionnels peuvent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives établies sous format papier, à condition de garantir leur reproduction à l'identique (article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales).

 

Vous pouvez aussi retrouver certains modèles de facture sur le site de l’Urssaf dédié aux autoentrepreneurs.
 

• Articles L441-9 du Code de commerce
• Article L123-22 du Code de commerce
• Articles 289 et 1737 du Code général des impôts
• Article 242 nonies A de l’annexe II au Code général des impôts
• Article L102 B du Livre des procédures fiscales
• Article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales
• BOI TVA DECLA 30-20