Factures : quelles sont vos obligations ?

La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et revêt donc une valeur juridique importante.
La facture a plusieurs fonctions, elle matérialise une transaction financière, elle constitue un justificatif comptable et elle sert de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).

Dès l'instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l'émission d'une facture en double exemplaire est obligatoire.  
Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services. L'acheteur est d'ailleurs tenu de la réclamer.

Pour les ventes de marchandises à des particuliers, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants :

• à la demande du client,
• pour les ventes à distance,
• ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

Il existe une réglementation très précise concernant les mentions obligatoires des factures émises dans le cadre des ventes sur internet. Celles-ci doivent notamment indiquer l'existence d'un délai de rétractation et ses modalités d'application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente.

Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d'établir une note :

• dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
• si le client le demande,
• ou pour certains travaux immobiliers.

Cette note doit être établie en double exemplaire, l'original étant remis au client. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires :

• date de rédaction de la note,
• nom et adresse de l'entreprise,
• nom du client, sauf opposition de sa part,
• date et lieu d'exécution de la prestation,
• décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
• somme totale à payer.

Certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation.
Il s'agit, notamment, des activités suivantes : hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts-comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers.
Vérifier la réglementation applicable à certaines de ces activités

Les commerçants, et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA, équipés d'un système ou logiciel de caisse pour leur activité, c'est à dire qui permet d'enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services réalisées, doivent obtenir une certification de conformité de leur logiciel ou système de caisse, ou une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel utilisé. La certification de conformité peut être délivrée par un organisme accrédité. A défaut le professionnel encourt une amende de 7 500 € par logiciel non conforme et une obligation de mise en conformité dans les 60 jours suivant l'amende.

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'amende, à savoir :

• le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
• la date d'émission de la facture,
• la désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
• l'adresse de facturation si elle est différente de l'adresse du vendeur et de l'acheteur ;
• le numéro de bon de commande le cas échéant ;
• le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l'Union Européenne, et du client professionnel (sauf montant < ou = 150 €),
• la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,
• la dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus,
• le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises,
• toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
• la date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. (40 €)

Et, le cas échéant :

• à compter du 15 mai 2022 pour l'EI le nom ou nom d'usage du dirigeant, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, précédés ou suivis de la mention "entreprise individuelle" ou bien du sigle EI,
• pour l'artisan du bâtiment soumis à obligation d'assurance professionnelle décennale, les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
• la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé »),
• la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
• la qualité de franchisé,
• la qualité de titulaire d'un Cape (Contrat d'appui au projet d'entreprise), ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat ;
• à compter du 1er janvier 2023, la mention "membre d'un assujetti unique" accompagnée du nom, adresse et du numéro d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée de ce membre.

L'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à :

• une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.
• une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Le défaut de facturation est sanctionné par une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction. Elle est réduite à 5 % si l'opération a été comptabilisée.
La loi de finances pour 2022, depuis le 1er janvier,  plafonne le montant de cette amende à 375 000 € par exercice ou 37 500 € lorsque l'opération a été comptabilisée.

Précision : la facture pro forma n'est qu'un document provisoire sans valeur comptable tenant lieu d'offre commerciale, établi le plus souvent à la demande de l'acheteur. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.

Le délai de règlement des factures entre professionnels est fixé par la loi au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation de services. Les parties peuvent convenir d'un délai plus long mais sans dépasser 60 jours à compter de la date de facturation (ou 45 jours fin de mois).

En leur qualité de pièces comptables, les factures doivent être conservées pendant 10 ans.
Elles peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique. Il est à noter que depuis le 30 mars 2017, les professionnels peuvent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives reçues sous format papier à condition de garantir leur reproduction à l'identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont l'obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics (décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016).  

Cette obligation de recourir à la facturation électronique va se généraliser progressivement et s'accompagnera également d'une obligation de transmission de données à l'administration fiscale (e-reporting).

En savoir plus sur la facturation électronique

L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :

• suite à un événement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de marchandises),
• suite à une erreur sur la facture (ex: trop-perçu),
• pour accorder une remise ou un rabais (ex: geste commercial accordé à un client mécontent)
• ou lorsque le client se voit accorder un escompte en effectuant un paiement anticipé.

Dans ces cas-là, le fournisseur doit établir une facture d'avoir en plusieurs exemplaires. Cette facture doit comporter :

• la mention " avoir ",
• les références de la facture initiale,
• le montant HT de la remise consentie à l'acheteur,
• le montant de la TVA correspondante.

• Articles L441-3 et L441-6 du code de commerce
• Articles R123-237, R123-238 et D441-5 du code de commerce
• Articles 289 et 1737 du CGI
• Articles 242 nonies et 242 nonies A du CGI Annexe 2
• BOI TVA DECLA 30-20-20-20131018
• BOI TVA DECLA 30-10-30-20180704
• BOI CF COM 20-60-20180704
• Loi de finances rectificative du 16 août 2022