Comment s'organiser pour mieux gérer son temps ?

Face à la masse de travail qui vous attend, votre environnement professionnel doit être propice, pratique et accessible à tout moment. Ordonnez consciencieusement votre bureau physique et virtuel pour vous y retrouver :

• Vos dossiers et documents professionnels (devis, factures clients/fournisseurs, etc.) doivent être classés et rangés dans des emplacements dédiés.
• Même si vous n’êtes pas à 100 % “zéro papier”, votre espace de travail virtuel (ordinateur, tablette, boites emails, etc.) doit être également propre et trié.

Mettez en évidence les éléments qui vous seront utiles en les organisant par ordre de priorité.
Il est recommandé de sauvegarder vos documents professionnels sur un disque dur externe. Vous pouvez aussi opter une sauvegarde sur le Cloud pour une meilleure mobilité.

“Le temps c’est de l’argent”, un dicton bien connu de tous. Les journées ne font que 24h, avec 8 à 10h de productivité. Vous devez donc planifier toutes vos actions et prioriser certaines, avec la fameuse “to do list”. Cela vous permet d’observer l’état d’avancement de vos tâches réalisées et à venir.

Pensez à découper votre semaine de manière stratégique et identifiez les meilleurs créneaux de production. Habituellement, les mardis et jeudis sont plutôt consacrés au développement commercial (prospection, RDV), aux interventions et séminaires. Évitez de planifier cela le mercredi car la disponibilité de vos clients ou fournisseurs peut être moindre (journée des enfants). 

Pensez à conserver même des créneaux pour les imprévus, dans la semaine ou même dans la journée. Ce ne sont que des généralités, vous vous adapterez en fonction des pratiques de votre secteur d’activité. Fixez-vous des tâches prioritaires et réalisez-les sans vous laisser distraire.

Gérer plusieurs dossiers en même temps est propice aux erreurs sur lesquelles vous serez obligé de revenir. Les conséquences peuvent avoir un fort impact sur les délais, votre planning et votre efficacité.

Dans votre vie professionnelle précédente, vous avez peut-être un assistant, une équipe, des collaborateurs à vos côtés ? Aujourd’hui en tant que dirigeant, vous devez mener de front plusieurs sujets hétérogènes, des interlocuteurs variés (clients, fournisseurs, partenaires, etc), et des fois tout en même temps…

Pour réaliser un travail de qualité, traitez un sujet à la fois, vous gagnerez en efficacité ! Vous pouvez bloquer des créneaux d’environ deux heures pour chaque activité. Votre “to do list” sera très précieuse pour notifier vos actions à réaliser et les tâches de chacun si vous êtes plusieurs associés. 

Quelques outils numériques qui peuvent vous aider dans votre organisation : Trello, Notion, ClickUp, Slack, Evernote, Monday.com, etc.

On dit souvent qu’en devenant entrepreneur on ne compte plus ses heures, et que les congés se font rares dans la pratique… Vous trouvez souvent des articles de presse sur le stress du salarié, mais rarement sur celui de l’entrepreneur. Alors que vous devez assurer votre activité, payer vos charges, vos salariés, gérer les relations humaines et les insatisfactions clients… des sources de stress incommensurable pour une seule personne.

Veillez à vous déconnecter lorsque vous êtes de repos ! Il est primordial de prendre du temps pour soi. Votre capital santé est essentiel pour développer vos activités professionnelles et personnelles. Pensez également à aménager un espace détente près de votre bureau, c’est vital !

A tout mener de front, vous risquez d’être vite débordé par les événements. Il va falloir apprendre à déléguer certaines tâches. Pour certains dirigeants c’est difficile, pour d’autres, très compliqué.

Apprenez à faire confiance à vos collaborateurs, car l’objectif est de vous dégager du temps pour développer ce qui est rémunérateur pour l’entreprise.

Attention ! Le fait de confier une tâche à une autre personne ne remet pas en cause son importance, mais permet de vous recentrer sur  les priorités de l’entreprise et d’affecter la meilleure personne pour réaliser cette tâche.

En savoir plus : embaucher ou externaliser ?

Lorsque vous démarrez votre business, vous serez tenté d'accepter tous types de contrats. Simplement parce qu'il est difficile, dans une phase de lancement, de refuser des clients et renoncer à du chiffre d'affaires. Cependant il est parfois salvateur de savoir dire "non". Notamment si la prestation demandée vous met en difficulté, soit pour des raisons techniques, soit par manque de ressources ou de compétences au sein de votre entreprise. Il faudra alors expliquer à votre client que sa requête ne répond pas aux priorités..."