Embaucher ou externaliser ?

Recourir à des prestataires extérieurs consiste à faire réaliser par une autre entreprise tout ou partie des biens ou services dont vous avez besoin ou que vous devez fournir à vos propres clients.

Le recours à un prestataire extérieur est ainsi souvent utilisé en cas de surcroît d’activité ou de difficulté dans l’exécution d’une activité particulière. Il vous permet ainsi de traiter une demande non récurrente (une commande inhabituelle ou une demande spécifique d’un client par exemple) en sollicitant une capacité de production ou une compétence externe.

Deux techniques de recours à ces prestataires peuvent toutefois être distinguées :

• La sous-traitance

Mise en place en général de manière ponctuelle et/ou pour une mission précise, la sous-traitance vous permettra de compenser un manque de capacité ou une absence de savoir-faire en interne. 
Dans ce cas, vous serez le "donneur d’ordres" et vous allez demander à une entreprise extérieure (le sous-traitant) de réaliser une tâche en sous-œuvre pour votre compte sur la base d’un cahier des charges précis.
 

• L’externalisation

Elle s’établit quant à elle sur le long terme et doit vous permettre de vous concentrer sur votre activité principale.
En externalisant, vous confiez la totalité d’une fonction ou d’un service interne (gestion du courrier, de la paie, de la comptabilité, la permanence téléphonique par exemple) à un prestataire externe spécialisé.
Par souci d’efficacité, il est nécessaire que ce prestataire ait une bonne connaissance des services que vous proposez et de votre mode de fonctionnement.

• Les avantages de l’externalisation

• Vous n’embauchez pas

Avec l'externalisation, vous n’avez donc pas à vous soucier des obligations légales liées au contrat de travail (déclaration d’embauche, fiche de paie, obligations liées au dépassement de certains seuils d’effectifs, etc.).
De plus, les personnes en charge du travail demandé seront salariées de votre partenaire et ne seront donc pas intégrées à votre effectif.
Par conséquent, vous n’aurez également pas à supporter de charges matérielles supplémentaires liées à ces embauches (matériel, outillage, véhicule, …).

• Vous pourrez avoir accès à des compétences spécifiques

Le prestataire que vous choisirez mettra à votre disposition des compétences à jour et adaptées à votre besoin, ou à de nouvelles technologies que vous ne disposez pas en interne sans devoir investir dans la formation de vos salariés.

• Vous ferez ainsi preuve d’une plus grande flexibilité et d’une meilleure réactivité face à un surcroît de travail notamment

En bref, vous ne paierez que la prestation dont vous avez véritablement besoin, sans investissement à réaliser.

• Les inconvénients de l’externalisation

• La flexibilité a un prix !

Vous serez dispensé du paiement des salaires, des charges sociales et des contraintes liées à la gestion d’un contrat de travail, mais le prestataire extérieur devra y faire face et sa facturation en tiendra forcement compte !

• Le prestataire extérieur n’est pas un de vos salariés !

Il n’existe pas de lien de subordination entre vous et lui : il n’est pas soumis aux horaires de votre entreprise, il n’a pas à recevoir d’ordres de votre part et travaille avec ses propres moyens techniques en toute indépendance et autonomie.
L’inspection du travail ou l’URSSAF, en cas de contrôle, peut rechercher ce lien de subordination : s’il existe, votre relation pourra être requalifiée en contrat de travail. Les conséquences financières seraient alors très lourdes pour vous : paiement d’indemnité de licenciement, versement des cotisations URSSAF sur l’assiette des facturations payées, etc.
Voir notre document sur la requalification du contrat de travail.

• Le recours à un prestataire extérieur peut vous rendre dépendant de lui

Cette dépendance peut être importante notamment si elle est régulière et elle risque de vous être préjudiciable si votre prestataire vous fait défaut.

• Le prestataire externe n’est pas forcement aussi impliqué qu’un salarié et la qualité peut faire défaut

Les équipes du prestataire externe ne sont pas intégrées dans les collectifs de travail de votre entreprise : ils ne s’impliquent donc pas nécessairement de la même manière.
Par ailleurs, votre relation commerciale comporte une échéance et son renouvellement est incertain : cette précarité peut également nuire à leur implication.
De ce fait, veillez à mettre en place du contrôle régulier de la qualité de la prestation service.