Comment s'organiser pour mieux gérer son temps ?

Face à la charge de travail, votre environnement professionnel doit être fonctionnel, structuré et accessible à tout moment. Un espace mal organisé génère de la perte de temps, de la charge mentale et du stress inutile.

• Vos dossiers et documents professionnels (devis, factures clients/fournisseurs, etc.) doivent être classés et rangés dans des emplacements dédiés.
• Même si vous n’êtes pas totalement "zéro papier", votre environnement numérique (ordinateur, tablette, messagerie électronique) doit être rangé et hiérarchisé.

Identifiez clairement vos documents prioritaires pour y accéder rapidement. Il est recommandé de sauvegarder vos données sur un support externe ou via une solution de sauvegarde (Cloud) en ligne, afin de sécuriser votre activité et de gagner en mobilité.

“Le temps c’est de l’argent”, un dicton bien connu de tous : les journées comptent 24 heures, dont seulement 8 à 10 heures réellement productives.
Vous devez donc planifier vos actions et hiérarchiser vos priorités, notamment à l’aide d’une to-do list. Celle-ci vous permet de suivre l’avancement des tâches réalisées et à venir.

Découpez votre semaine de manière stratégique et identifiez vos créneaux de forte concentration.
Par exemple, certains jours sont plus propices au développement commercial (prospection, rendez-vous, événements), tandis que d’autres peuvent être dédiés à la gestion ou à la production.

Évitez de surcharger votre planning et prévoyez volontairement des plages pour les imprévus.

Ces principes restent généraux : adaptez-les à votre secteur d’activité et à votre rythme personnel.

Gérer plusieurs dossiers simultanément augmente le risque d'erreurs et vous oblige souvent à revenir en arrière, avec un impact sur les délais et votre efficacité.

Le multitâche est souvent contre-productif, surtout lorsque vous devez traiter des sujets complexes ou stratégiques.

En tant que dirigeant, vous êtes amené à gérer des problématiques variées et des interlocuteurs multiples (clients, fournisseurs, partenaires, etc.). Pour préserver la qualité de votre travail, concentrez-vous sur une tâche à la fois.

Vous pouvez, par exemple, bloquer des créneaux de deux heures par activité. Votre to-do list sera alors un outil précieux, notamment si vous êtes plusieurs associés.

Des outils numériques d’organisation peuvent également vous aider à structurer votre travail et à visualiser vos priorités. Par exemple : Trello, Notion, Slack, Evernote, etc.

On dit souvent qu’en devenant entrepreneur on ne compte pas ses heures et on prend peu de congés… Pourtant, le stress entrepreneurial est bien réel : pression financière, responsabilités humaines, relation client, incertitude…

Veillez à vous déconnecter pendant vos temps de repos. Préserver votre équilibre personnel est indispensable à la performance de votre entreprise.
Votre santé constitue un capital essentiel : sans elle, il devient difficile de durer.

Pensez également à aménager des temps ou espaces de pause, même courts, au cours de la journée.

À vouloir tout gérer seul, vous risquez rapidement la surcharge. Apprendre à déléguer est une étape clé du développement de l’entreprise.

Pour certains dirigeants, déléguer peut être difficile. Pourtant, confier certaines tâches permet de libérer du temps pour les missions à forte valeur ajoutée.

Déléguer ne signifie pas abandonner, mais affecter la bonne tâche à la bonne personne, afin de vous recentrer sur les priorités stratégiques.

En savoir plus : embaucher ou externaliser ?

Au démarrage, il est tentant d’accepter toutes les opportunités, par crainte de refuser du chiffre d’affaires.
Cependant, savoir dire « non » peut parfois être une décision salvatrice.

Refuser une prestation peut s’avérer nécessaire si elle vous met en difficulté, que ce soit pour des raisons techniques, organisationnelles ou de ressources.
Dire non, c’est aussi protéger votre temps, votre qualité de service et la pérennité de votre entreprise.

Dans ce cas, expliquez clairement à votre client que sa demande ne correspond pas aux priorités ou aux capacités actuelles de votre entreprise.