Quels locaux pour une jeune entreprise ?

Attention, il ne faut pas confondre "domiciliation administrative de l'entreprise" et "exercice de l'activité" chez soi. Pour mieux comprendre ce qui suit, consulter le document récapitulatif intitulé "s'installer chez soi".

• D'un point de vue administratif

Chaque local a une destination bien déterminée : local d'habitation, local professionnel, local commercial, local administratif. En principe on ne peut pas la modifier sans obtenir une autorisation du maire. Toutefois, ce principe comporte un certain nombre d'exceptions.

Il est, par ailleurs, possible d'exercer une activité professionnelle chez soi sans demander un changement d'affectation, lorsque le bail ou le règlement de copropriété ne l'interdit pas.

• D'un point de vue contractuel : relations avec le propriétaire et la copropriété

Pour la domiciliation de l'entreprise chez soi
A la création d'une entreprise ou lors de son transfert, il est possible de fixer l'adresse de celle-ci au domicile de son dirigeant pour une durée indéterminée si le bail d'habitation, le règlement de copropriété (ou de lotissement) et la mairie ne s'y opposent pas. Le dirigeant n'a pas à notifier son intention de domicilier son entreprise chez lui à son propriétaire ou au syndic de copropriété.
Il existe toutefois des solutions en cas d'interdiction.

Pour l'exercice de l'activité chez soi
Lorsque le chef d'entreprise est locataire ou copropriétaire, il doit respecter les règles en matière de domiciliation, à savoir, obtenir l'autorisation de son propriétaire et vérifier si le règlement de copropriété n'interdit pas l'exercice d'une activité professionnelle.

Avec ou sans activité sur place, la domiciliation n'a pas pour effet de changer l'affectation du local ni d'entraîner l'application du régime des baux commerciaux au bail d'habitation.

En dehors des cas visés ci-dessus, les entreprises doivent exercer leur activité dans un local à usage professionnel ou commercial (bureaux, ateliers, locaux commerciaux par exemple), répondant à des règles particulières d'urbanisme.

Lorsque l'entreprise est locataire de l'immeuble, elle est soumise à la législation :

• des baux commerciaux, si son activité est industrielle, commerciale, artisanale ou libérale. Il existe deux possibilités de déroger au statut des baux commerciaux : le recours aux conventions d'occupation précaire ou aux baux de courte durée.
• des baux professionnels si son activité est libérale.
• des baux mixtes en cas d'activité domiciliée ou exercée au lieu d'habitation du locataire.

Pour en savoir plus sur :

• Comment négocier son bail commercial
• Le régime du "pas-de-porte" et droit au bail
• La location saisonnière

Plusieurs situations doivent être envisagées.

• La sous-location

L'entreprise peut, dans un premier temps, être sous-locataire d'une autre entreprise. Si celle-ci est titulaire d'un bail commercial, par conséquent locataire principal, sous réserve de respecter certaines conditions (accord du bailleur par exemple).

Si le loyer du sous-bail est supérieur à celui du bail principal, proportionnellement à la surface occupée, le propriétaire peut réclamer une augmentation de loyer au locataire principal.

Dans le cas où le bail principal a expiré, n'a pas été renouvelé, ou est résilié, certaines conditions doivent être remplies pour qu'il puisse s'adresser directement au propriétaire, notamment que la sous-location soit régulière.

• Le contrat de domiciliation

La sous-location ne doit pas être confondue avec le contrat de domiciliation, qui a pour objet l'installation du siège de l'entreprise dans des locaux occupés par une ou plusieurs autres entreprises.

Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS avec indication de l'identité de l'entreprise domiciliataire. Il doit être conclu par écrit pour une durée d'au moins 3 mois renouvelable par tacite reconduction.

Les parties au contrat, domiciliataire (celui qui met le local à disposition) et la personne domiciliée devront respecter certaines conditions.

• Les centres d'affaires et de domiciliation

Un centre d'affaires et de domiciliation est, pour une entreprise du secteur tertiaire, ce qu'est un hôtel pour un voyageur. Il y trouve en premier lieu une domiciliation telle que décrite au paragraphe précédent.

L'entrepreneur peut y trouver des bureaux équipés avec services, tels que :
- équipement téléinformatique
- services de réception
- location de salles de réunions,
- usage d'une télécopie et d'un photocopieur
- etc.

Les centres d'affaires et de domiciliation ont une organisation professionnelle qui fédère les plus importants d'entre eux.
Pour en savoir plus : Syndicat national des professionnels de l'hébergement d'entreprises (Synaphe)

De nombreux espaces de coworking (ou espaces de travail partagés) ont été créés ces dernières années. Ils permettent à leurs membres de disposer d'un lieu de travail flexible et de favoriser les échanges de compétences, les partenariats, la créativité... voire l'émergence de projets communs.

• Les bâtiments d'accueil des entreprises nouvelles

Les pépinières d'entreprises
Ce sont des structures d'accueil temporaire réservées aux créateurs d'entreprises dont l'objectif est de renforcer, à terme, la longévité des entreprises nouvelles. Elles offrent, pendant le temps nécessaire au démarrage de l'entreprise, des services à des coûts partagés (hébergement, services spécialisés, prestations de conseil, etc.).

Les ateliers-relais
Un atelier ou bâtiment relais est un local appartenant à une commune, loué temporairement à des entreprises, le plus souvent industrielles ou artisanales, désireuses de s'installer ou de se développer sur la commune.
Ce sont souvent des locaux de petite et moyenne taille, difficiles à trouver par les entreprises sur le marché privé (300 à 2 000 m²).
Les contrats locatifs utilisés sont des baux commerciaux de courte durée (36 mois maximum) avec parfois une possibilité d'achat sous certaines conditions.

Les hôtels d'entreprises
Il s'agit d'immobilier locatif généralement destiné aux entreprises de services (bureaux), avec quelques équipements bureautiques communs. Lieux d'hébergement des entreprises nouvelles, ils relèvent de baux commerciaux de courte durée (36 mois maximum). En général, c'est un investissement de promoteur immobilier ou une propriété de la commune d'implantation, qui l'utilise comme outil de développement économique local.

• Agences immobilières et journaux d'annonces

Traditionnellement, c'est le rôle des agences immobilières et des journaux d'annonces que de faire connaître l'offre disponible.

Mais, de nombreuses chambres de commerce et d'industrie (CCI) et chambres de métiers et de l'artisanat (CMA) éditent des listes de locaux et terrains disponibles. De plus, la plupart des services économiques des mairies tiennent à jour un fichier des locaux vacants.

• Partage de bureaux ou de salles 

La tendance d'aujourd'hui est au partage de bureaux ou de salles : il s'agit de mettre à disposition un espace privatif avec un bureau, situé dans des locaux où il y a déjà d'autres bureaux. Cela séduit les startups et les jeunes entreprises, qui recherchent de nouvelles formes de travail, de la flexibilité dans l'espace et la durée pour s'adapter à l'évolution de leur activité et à l'accroissement de leurs effectifs.

Exemples de sites qui regroupent les offres de partage de bureaux :
- ubiq.fr
- locaux-bureaux.paris.fr proposé par la ville de Paris et ses partenaires.

• Magasins éphémères

Pour des raisons économiques, des "magasins éphémères" se développent. Ce nouveau concept consiste à proposer une location ou sous-location pour une courte durée : journée, semaine ou mois.

• Boutique à l'essai

Un créateur potentiel d'entreprise, qui souhaite tester son idée de commerce, peut prendre une "boutique à l'essai" en s'adressant à sa mairie : ce concept consiste en la location pour une période très courte (bail de 6 mois, renouvelable une fois) d'un local inoccupé, situé en centre-ville ou dans un quartier prioritaire de la politique de la ville (QPPV) par un locataire sélectionné après appel à candidature de la commune d'implantation.

En même temps qu'il teste sa nouvelle activité, le créateur/locataire est accompagné dans son projet par des réseaux d'accompagnement à la création d'entreprise et bénéficie de mesures temporaires de nature à l'aider à démarrer, variables selon les communes (exemples : loyer faible, négocié et garanti par la mairie, assurance gratuite, financement avantageux).

Pour en savoir plus : Fédération nationale des boutiques à l'essai

• Article L123-11-1 du code de commerce
• Article R123-168 du code de commerce
• Article L145-5 du code de commerce