Pourquoi facturer immédiatement ?

Dans un premier temps, la loi impose aux professionnels des délais pour facturer leurs clients. Le Code de commerce prévoit que "le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services. L'acheteur est tenu de la réclamer."
Par conséquent au-delà de la bonne gestion, la facturation immédiate est donc une obligation.
Le manquement à cette obligation est passible d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale qui peut être doublée en cas de récidive.

Il n’est pas rare que les toutes premières facturations soient faites manuellement à l’aide d’un tableur. Pour ne pas se retrouver submergé par le nombre de facture à éditer manuellement, une facturation immédiate et au fur et à mesure des prestations permet donc de ne pas oublier de facturer.

Se montrer réactif dans l'établissement et l'envoi de ses factures, permet également un règlement rapide et une stabilité de la trésorerie. En effet, les délais de paiement accordés peuvent avoir un impact significatif sur la trésorerie en début d’activité d’autant plus et si la facturation n’est pas régulière. Une facturation rapide permet donc d’encaisser rapidement et éviter les incidents de paiement.

Le risque d’impayés est également moins important lorsque la facturation intervient immédiatement à la commande (ou à la livraison du bien) ou à la réalisation de la prestation de services.
Par ailleurs,  Une bonne facturation contribue à une bonne relation avec les clients en la rendant plus fluide, transparente et réactive. Et une bonne relation client contribue à sa fidélisation. 

Une des mentions obligatoires devant figurer sur les factures est la date d’échéance. Une facture émise immédiatement après la réalisation de la prestation vous permet d’une part de faire respecter les délais de paiement en faisant valoir votre bonne gestion administrative. Et d’autre part, cela  vous permettra d’avoir recours au recouvrement amiable dès l’arrivée de l’échéance de la facturation. Les procédures de recouvrement amiable peuvent prendre du temps donc plus vite elles sont mises en œuvre plus elles ont de chance d’aboutir à un règlement de la part du client. 

L'établissement d'une facture fait naitre une créance. Parmi les solutions de recouvrement de créances, certains organismes sont spécialisés dans le rachat de factures de vente une fois établies. Elles proposent de financer la créance avec l'affacturage. Cette technique permet à l'entreprise d'avoir des liquidités sans attendre l’échéance de la facture. En conséquence, facturer rapidement permet de mobiliser tout aussi rapidement ces organismes en cas de besoin.

La facturation immédiate va permettre de réduire les erreurs sur les factures et les éventuelles contestations sur les éléments négociés. 
En adoptant une approche de facturation immédiate, les transactions financières sont enregistrées en temps réel, permettant ainsi une vue immédiate sur les revenus générés et les dépenses engagées. Cette gestion contribue à éviter des écarts de trésorerie, participe à la bonne santé de votre besoin en fonds de roulement (BFR) et simplifie notamment la collecte des informations nécessaires aux déclarations fiscales (IS, TVA) mais également le suivi des éventuels crédits d’impôt.

En conséquence, la facturation immédiate contribue à minimiser les erreurs dans les déclarations fiscales et à éviter les retards et les pénalités.

Pour un micro-entrepreneur une facturation régulière et un suivi des règlements peut lui permettre d’anticiper un franchissement des seuils de la franchise en base de TVA et notamment ne pas oublier d’ajouter la TVA sur ses factures afin d’effectuer sa déclaration de TVA.

Voici plusieurs bonnes pratiques en matière de gestion de facturation :
 

• Automatiser la facturation

Il ne faut pas hésiter à intégrer des outils d’automatisation de facturation qui vont vous permettre d'émettre et suivre vos factures. L’automatisation vous fera gagner du temps sur votre gestion et vous permettra de vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• S’assurer d’avoir toutes les informations utiles à l’établissement de la facture

Afin de ne pas perdre du temps à rechercher toutes les informations concernant vos clients, assurez-vous d’être en possession de toutes les données obligatoires devant figurer sur la facture. Vous ne pourrez pas envoyer votre facture si une des mentions est manquante.

Vous vous exposez à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.  
Le défaut de facturation est quant à lui sanctionné par une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction.

• Établir des échéances de paiement claires et les communiquer aux clients

Si la facture doit être réglée immédiatement, cela doit être explicitement mentionné sur la facture. Indiquez précisément le délai exigé pour le règlement de la facture ainsi que le taux des pénalités de retard et le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

• Automatiser les relances 

Gardez le contrôle en mettant en place une automatisation de relances par e-mail des factures impayées. Cette action contribuera à maintenir un flux de trésorerie constant en minimisant les retards de paiement.

• Formez vous ou formez vos salariés aux bonnes pratiques

De nombreuses formations en ligne  gratuites ou non peuvent vous aider à acquérir les bonnes pratiques en matière de facturation et de suivi.

L’établissement de factures électroniques et l’obligation de e-reporting  concerneront tous les entrepreneurs à partir du 1er septembre 2027. Les factures devront être déposées sur des plateformes de dématérialisation au fil de l'eau. Adoptez de bonnes habitudes dès maintenant.